Przebieg procesu certyfikacji

I. Wstęp

Przedstawiony opis systemu certyfikacji potwierdzającej zgodność procesu produkcji produktów rolnych i środków spożywczych posiadających chronioną nazwę pochodzenia, chronione oznaczenie geograficzne lub gwarantowaną tradycyjną specjalność, prowadzony jest przez BIOCERT MAŁOPOLSKA Sp. z o.o. Biuro Certyfikacji.

II. Zakres certyfikacji

Biuro certyfikacji BIOCERT MAŁOPOLSKA posiada upoważnienia do prowadzenia certyfikacji potwierdzającej zgodność procesu produkcji produktów rolnych i środków spożywczych posiadających chronioną nazwę pochodzenia, chronione oznaczenie geograficzne albo gwarantowaną tradycyjną specjalność (tj. produktów tradycyjnych i regionalnych).

III. Tryb postępowania w procesie certyfikacji

Jednostka działa niezależnie i bezstronnie, zapewnia zachowanie poufności i nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej a dostęp do jej usług mają wszyscy Producenci prowadzący produkcję produktów tradycyjnych i regionalnych. Certyfikacja prowadzona jest zgodnie ze specyfikacją dla danego produktu.

Podstawowymi elementami procesu (wg wytycznych dla systemu 6 wg przewodnika PKN-ISO/IEC Guide 67:2007) są:

  • kontrola u Producenta ubiegającego się o certyfikat, określenie i pobranie próbek i badanie próbek wyrobu – jeżeli dotyczy;
  • przegląd (ocena dokumentacji);
  • decyzja dotycząca certyfikacji;
  • udzielenie zezwolenia;
  • nadzór w okresie ważności certyfikatu obejmujący:
  • kontrole doraźne, badania próbek wyrobów z produkcji;
  • ocenę procesu produkcyjnego.

1. Informacje wstępne dla Wnioskującego

1.1. Wymagania wobec Producentów chcących otrzymać certyfikat z zakresu produktów tradycyjnych i regionalnych, co wiąże się z przeprowadzeniem procesu certyfikacji, obejmują następujące przepisy prawne:

  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1151/2012 z dnia
    21 listopada 2012 r
    . w sprawie systemów jakości produktów rolnych i środków spożywczych;
  • rozporządzenie Komisji (WE) nr 1898/2006 z dnia 14 grudnia 2006 r. określające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 510/2006 w sprawie ochrony oznaczeń geograficznych i nazw pochodzenia produktów rolnych i środków spożywczych;
  • rozporządzenie Komisji (WE) nr 1216/2007 z dnia 18 października 2007 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 509/2006 w sprawie produktów rolnych i środków spożywczych będących gwarantowanymi tradycyjnymi specjalnościami;
  • rozporządzenie Komisji (WE) nr 628/2008 z dnia 2 lipca 2008 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1898/2006 określające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 510/2006 w sprawie ochrony oznaczeń geograficznych i nazw pochodzenia produktów rolnych i środków spożywczych;
  • ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o rejestracji i ochronie nazw i oznaczeń produktów rolnych i środków z późniejszymi zmianami.

1.2. Informacji wstępnych Producentowi udzielają pracownicy BC BIOCERT MAŁOPOLSKA. Obejmują one:

  • podstawy prawne dotyczące produktów tradycyjnych i regionalnych (pkt. 1.1.);
  • zasady certyfikacji w krajowym systemie certyfikacji,
  • procedurę dotyczącą certyfikacji wyrobów tradycyjnych i regionalnych w BC BIOCERT MAŁOPOLSKA, w tym dokumentację wymaganą przy ubieganiu się o certyfikację,
  • badania oraz kontrole (plany kontroli), których wyniki zostaną wykorzystane
    w procesie certyfikacji,
  • zasady nadzoru nad certyfikatem,
  • zasady zawieszania, ograniczania, cofania i unieważniania certyfikatów,
  • procedurę naruszeń i sankcji,
  • procedurę skarg i odwołań,
  • opłatę za certyfikację.

Powyższe informacje przekazywane są wnioskodawcy osobiście, telefonicznie lub w formie pisemnej (list, e-mail) wraz z formularzem Wniosku o przeprowadzenie certyfikacji.

1.3. Przyjęcie i zarejestrowanie wniosku o certyfikację

1.3.1. Wniosek o certyfikację wraz z wymaganymi załącznikami oraz podpisany egzemplarz umowy składane są w BC BIOCERT MAŁOPOLSKA. Wraz z wnioskiem klient wnosi opłatę wstępną w oparciu o cennik BC. W przypadku opłaty przez grupę jest ona pobierana po zakończeniu procesu certyfikacji.

1.3.2. Do wniosku Producent zobowiązany jest dołączyć:

  • informacje na temat rodzaju organizacji, adresu i statusu prawnego;
  • określenie wyrobów, które mają być certyfikowane;
  • zakres produkcji (lista wyrobów);
  • dokumentacja techniczna umożliwiająca identyfikację wyrobu, informacje na temat rodzaju organizacji, adresu i statusu prawnego;
  • zgodę wnioskodawcy na spełnienie wymagań certyfikacyjnych oraz dostarczenie wszelkich informacji niezbędnych do przeprowadzenia oceny.

1.3.3. Producent posiadający certyfikat zgodności i zamierzający kontynuować działalność w zakresie objętym certyfikatem występuje z wnioskiem o certyfikację przed upływem terminu ważności certyfikatu.

1.3.4. W terminie do 7 dni roboczych od daty otrzymania wniosku, wyznaczony przez Dyrektora, pracownik prowadzący BC dokonuje jego oceny pod względem formalnym.

1.3.5. W przypadku pozytywnej weryfikacji Wniosku i załączonej dokumentacji następuje rejestracja wniosku z datą jego wpływu i wystawienie potwierdzenia przyjęcia wniosku wraz z nadanym numerem Producenta.

1.3.6. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub niekompletności w załączonej do wniosku dokumentacji przekazywane jest Wnioskodawcy pismo informujące. Po usunięciu niezgodności przez Wnioskodawcę w terminie nie dłuższym niż 14 dni następuje rejestracja i wystawienie potwierdzenia przyjęcia wniosku do certyfikacji (z datą wpływu uzupełnionych dokumentów do BC). Nie uzupełnienie wniosku powoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia.

2. Ocena

Biuro Certyfikacji prowadzi plan działań związanych z oceną, do którego zalicza się:

  • przegląd dokumentacji dotyczącej kontroli gospodarstwa i/lub zakładu przetwórczego;
  • kontrolę gospodarstwa i/lub zakładu przetwórczego;
  • pobór i badanie próbek (jeżeli dotyczy).

Dyrektor BC wyznacza Inspektora odpowiedzialnego za przeprowadzenie działań związanych z oceną.

2.1. Kontrola u producenta

2.1.1. Kontrola jest przeprowadzana przez Inspektora BC BIOCERT MAŁOPOLSKA zgodnie z Planem Kontroli zatwierdzonym przez Głównego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w obecności Producenta lub osoby upoważnionej po okazaniu stosownego upoważnienia.

2.1.2. Podczas kontroli istnieje możliwość pobrania przez Inspektora próbek do badań. Pobrane przez Inspektora próbki przekazywane są do badań do akredytowanych laboratoriów, z którymi Biuro Certyfikacji ma podpisane prawnie wiążące umowy.


Do pobrania: Wykaz laboratoriow, którym BC zleca wykonanie badań


2.1.3. W trakcie kontroli Inspektor sporządza Protokół w dwóch jednakowych egzemplarzach. Protokół z kontroli zawiera m.in. informacje o wykrytych w trakcie kontroli niezgodnościach oraz o sposobie i terminie ich usunięcia.

2.1.4. W razie odmowy popisania Protokołu kontroli przez Producenta (lub upoważnioną przez niego osobę), Producent może w terminie 7 dni od dnia kontroli, zgłosić do BC BIOCERT MAŁOPOLSKA na piśmie zastrzeżenia co do ustaleń w nim zawartych.

2.1.5. BC BIOCERT MAŁOPOLSKA rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń zawartych
w protokole w najkrótszym możliwym terminie, bez zbędnej zwłoki, od ich zgłoszenia
i ustosunkowuje się do nich na piśmie.

3. Przegląd dokumentacji

3.1. Przegląd wniosku (pełnej zgromadzonej dokumentacji) dokonuje wyznaczony przez Dyrektora pracownik BC niezaangażowany w ocenę.

3.2. Przegląd dokumentacji dotyczącej działań związanych z przyznaniem certyfikatu obejmuje:

  • ocenę kompletności dokumentacji dołączonej do wniosku,
  • ocenę wyników kontroli oraz protokołu z kontroli,
  • ocenę wyników badań, jeżeli dotyczy.

3.3. Ocena z przeglądu dołączana jest do dokumentacji wnioskowej jako Sprawozdanie
z oceny zgodności, które jednocześnie jest rekomendacją do wydania decyzji w sprawie certyfikacji.

3.4. W przypadku pozytywnej oceny z przeglądu dokumentacji, pracownik prowadzący wnioskuje do Dyrektora o przyznanie certyfikatu.

3.5. W przypadku rozbieżności między wymaganiami dokumentu normatywnego
a stanem rzeczywistym uniemożliwiającym podjęcie jednoznacznej decyzji, pracownik zgłasza istotę problemu Dyrektorowi BC.

4. Decyzja w sprawie wydania certyfikatu

Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania Certyfikatu podejmuje Dyrektor BC, po uprzednim zapoznaniu się ze Sprawozdaniem z oceny zgodności.

4.1. Wydanie certyfikatu

4.1.1. Podstawą wydania certyfikatu jest:

  • wniosek Wnioskodawcy z kompletem wymaganych dokumentów,
  • pozytywny wynik kontroli podmiotu na zgodność z wymaganiami,
  • spełnienie wymagań certyfikacyjnych,
  • zawarcie umowy o certyfikację,
  • decyzja o wydaniu certyfikatu lub zmianie jego zakresu,
  • opłata za proces certyfikacji (opłaty może dokonać Wnioskodawca lub grupa producencka).

4.1.2. Informacja o przyznaniu certyfikatu przekazywana jest wnioskodawcy wraz z egzemplarzem certyfikatu podpisanym przez Dyrektora BC.

4.1.3. Certyfikaty są wydawane na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. W wyjątkowych przypadkach jest możliwość wydłużenia okresu ważności do 15 miesięcy. Ważność certyfikatu rozpoczyna się z datą podaną na certyfikacie. Kolejne wydanie certyfikatu anuluje wydanie poprzednie.

4.2. Odmowa wydania certyfikatu

Decyzję o odmowie wydania certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje w formie pisemnej wraz z powodem podjęcia decyzji oraz informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej BC.

5. Nadzór

Nad posiadaczami certyfikatu BC BIOCERT MAŁOPOLSKA sprawuje ciągły nadzór poprzez:

  • kontrole wyrywkowe;
  • nadzór nad sposobem wykorzystywania certyfikatów;
  • badania próbek wyrobów pobranych u posiadacza i/lub zakupionych w handlu, wykonywane w laboratoriach akredytowanych przez Polskie Centrum Akredytacji lub w przypadku braku takich laboratoriów, w laboratoriach spełniających wymagania normy EN ISO/IEC 17025;
  • nakładanie sankcji na Producenta w przypadku zaistniałych naruszeń.

6. Oznaczanie znakiem zgodności

6.1. Oznakowanie produktu polega na umieszczeniu na etykiecie lub opakowaniu tego produktu:

  • nazwy producenta,
  • nazwy i symbolu graficznego:

– Chroniona Nazwa Pochodzenia;

– Chronione Oznaczenie Geograficzne;

– Gwarantowana Tradycyjna Specjalność;

logo wyroby tradycyjne i regionalne

6.2. Wzór etykiet oraz ich ilość podlegają zatwierdzeniu przez BC BIOCERT MAŁOPOLSKA.

7. Rozszerzanie, ograniczanie, zawieszanie, cofanie i unieważnianie certyfikatów

7.1. Rozszerzenie certyfikatu (w zakresie kategorii i/lub produktu i/lub ilości produktu na zbycie) może nastąpić na wniosek zainteresowanego. Wniosek wraz z dokumentacją poddawane są ponownemu przeglądowi.

7.2. Ograniczenie certyfikatu następuje w sytuacji, gdy zachodzi konieczność wyłączenia z zakresu certyfikacji produktu niespełniającego wymagań systemu certyfikacji.

7.3. Zawieszenie certyfikatu może nastąpić, gdy w wyniku procesu nadzoru nad wyrobami zostanie stwierdzone:

  • podejrzenie lub stwierdzenie wystąpienia niezgodności mających wpływ na status produktu;
  • dokonanie zmian w metodach produkcji powodujące niespełnienie wymagań certyfikacyjnych;
  • nie wywiązywanie się przez posiadającego certyfikat z zobowiązań określonych w zawartej umowie, w tym prawa do posługiwania się certyfikatem zgodności;
  • negatywne wyniki kontroli oraz badań laboratoryjnych przeprowadzonych na pobranych próbkach;
  • uniemożliwienie przez posiadacza certyfikatu przeprowadzenie badań, kontroli/auditu.

Okres zawieszenia certyfikatu nie może być dłuższy niż okres ważności certyfikatu. W tym okresie czasu jednostka powinna:

  • dokonać jego ponownego przeglądu,
  • po przeprowadzeniu ponownego przeglądu utrzymać, cofnąć lub ograniczyć zakres certyfikacji.

7.4. Cofnięcie certyfikatu może być następstwem:

  • stwierdzenia celowego nadużycia uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu,
  • nie spełnienia w określonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu.

7.5. Unieważnienie certyfikatu może nastąpić po:

  • zgłoszeniu przez zainteresowanego Wnioskodawcę rezygnacji z certyfikatu,
  • stwierdzeniu omyłki na wystawionym certyfikacie.

8. Poufność

Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji i zapisów związanych z procedurą certyfikacji oraz poświadczają to podpisaniem stosownego dokumentu.

9. Sprawy sporne

BC BIOCERT MAŁOPOLSKA rozpatruje skargi i odwołania w najkrótszym możliwym terminie, bez zbędnej zwłoki, od ich zgłoszenia i ustosunkowuje się do nich na piśmie.

Wszelkie kwestie sporne, wynikłe podczas realizacji procedury certyfikacji rozwiązywane są zgodnie z Procedurą „Skargi i odwołania”.

10. Opłaty

Sprawy finansowe związane z certyfikacją usług reguluje cennik opłat BC BIOCERT MAŁOPOLSKA za czynności związane z certyfikacją.