Przebieg procesu certyfikacji

  1. Wstęp

Przedstawiony opis systemu certyfikacji produktów objętych systemem „Jakość Tradycja” stosowany jest przez Biuro Certyfikacji BIOCERT MAŁOPOLSKA Sp. z o.o. (BC BIOCERT MAŁOPOLSKA)

  1. Zakres certyfikacji

Zakres certyfikacji obejmuje certyfikację zgodności ze specyfikacją wytwarzania produktu zatwierdzoną przez Kapitułę Znaku Polskiej Izby Produktu Regionalnego i Tradycyjnego.

Certyfikat mogą otrzymać producenci, których produkty spełniają wymagania poszczególnych zatwierdzonych specyfikacji.

Dobrowolna certyfikacja produktów nie zwalnia producenta z odpowiedzialności za produkt, ani nie powoduje przeniesienia części tej odpowiedzialności na jednostkę certyfikującą.

  1. Tryb postępowania w procesie certyfikacji

Jednostka działa niezależnie i bezstronnie i nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej, a dostęp do jej usług mają wszyscy producenci.

Proces certyfikacji prowadzony jest zgodnie z wymaganiami Przewodnika PKN-ISO/IEC Guide 67:2007 zgodnie z modelem 5.

Podstawowymi elementami certyfikacji są:

  • kontrola u producenta ubiegającego się o certyfikat, określenie i pobranie próbek i badanie próbek wyrobu jeżeli dotyczy;
  • przegląd (ocena dokumentacji);
  • decyzja dotycząca certyfikacji;
  • udzielenie zezwolenia,
  • nadzór w okresie ważności certyfikatu obejmujący:

–  kontrole doraźne, badania próbek wyrobów z produkcji;

–  ocenę procesu produkcyjnego.

  1. Przebieg procesu

Informacje wstępne dla wnioskującego o certyfikat

Informacji wstępnych producentowi udzielają pracownicy BC BIOCERT MAŁOPOLSKA Obejmują one:

–  zasady certyfikacji w krajowym systemie certyfikacji;

–  dokumentacji wnioskowej,

–  zasady nadzoru nad certyfikatem;

–  zasady zawieszania,  cofania i unieważniania certyfikatów;

–  procedurę naruszeń i sankcji;

–  procedurę odwołań i reklamacji;

–  wykazu laboratoriów akredytowanych, w których można dokonać badania produktu
(jeżeli dotyczy);

–  opłatach za certyfikację.

Powyższe informacje przekazywane są wnioskodawcy osobiście lub w formie pisemnej wraz

z formularzem Wniosku o przeprowadzenie certyfikacji.

W przypadku zmiany przepisów, zasad lub procedur certyfikacji BC BIOCERT MAŁOPOLSKA

w trybie pilnym przekazuje informacje swoim klientom.

Zapisy dokumentujące powyższe działania przechowywane są w aktach wnioskodawcy.

  1. Przyjęcie i zarejestrowanie wniosku o certyfikację.

5.1. Wniosek o certyfikację składany jest w BC BIOCERT MAŁOPOLSKA. Wraz z wnioskiem klient wnosi opłatę wstępną w oparciu o cennik BC.

5.1.1. Do wniosku Producent zobowiązany jest dołączyć:

–   informacje na temat rodzaju organizacji, adresu i statusu prawnego;

–   określenie wyrobów, które mają być certyfikowane;

–   zakres produkcji (lista wyrobów);

–   dokumentacja techniczna umożliwiająca identyfikację wyrobu, informacje na temat rodzaju organizacji, adresu i statusu prawnego;

–   zgodę wnioskodawcy na spełnienie wymagań certyfikacyjnych (umowa) oraz dostarczenie wszelkich informacji niezbędnych do przeprowadzenia oceny.

5.1.2. Producent posiadający certyfikat zgodności i zamierzający kontynuować działalność

w zakresie objętym certyfikatem występuje z wnioskiem w terminie nie później niż 3 miesiące przed upływem terminu ważności certyfikatu.

5.1.3. W terminie do 7 dni roboczych od daty otrzymania wniosku pracownik BC BIOCERT MAŁOPOLSKA dokonuje jego oceny pod względem formalnym. W przypadku pozytywnej weryfikacji wniosku i załączonej dokumentacji następuje rejestracja wniosku z datą jego wpływu

i wystawienie potwierdzenia przyjęcia wniosku.

Pracownik BC ocenia (i dokonuje zapisów z oceny) czy:

–   wszelkie różnice w ich rozumieniu pomiędzy BC a Wnioskodawcą zostały wyjaśnione,

–   BC ma możliwość świadczenia usług certyfikacyjnych w odniesieniu do żądanego zakresu certyfikacji, oraz jeśli ma to zastosowanie, miejsca działalności Wnioskodawcy.

5.1.4. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub niekompletności w załączonej do wniosku dokumentacji przekazywane jest Wnioskodawcy pismo informujące. Po usunięciu niezgodności przez Wnioskodawcę w terminie nie dłuższym niż 14 dni następuje rejestracja  i wystawienie potwierdzenia przyjęcia wniosku do certyfikacji (z datą wpływu uzupełnionych dokumentów do BC). Nie uzupełnienie wniosku powoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia.

Po uzupełnieniu dokumentacji BC BIOCERT MAŁOPOLSKA wystawia zlecenie przeprowadzenia kontroli u producenta przez Inspektorów BC BIOCERT MAŁOPOLSKA.

  1. Kontrola u producenta

6.1. Kontrola zgodności przeprowadzana jest przez inspektora BC BIOCERT MAŁOPOLSKA zgodnie z Planem Kontroli.

6.2. W razie odmowy popisania protokołu kontroli przez producenta lub upoważnioną przez niego osobę producent może, w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu, zgłosić na piśmie zastrzeżenia do ustaleń w nim zawartych do BC BIOCERT MAŁOPOLSKA. BC BIOCERT MAŁOPOLSKA rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole w terminie 14 dni od ich zgłoszenia
i ustosunkowuje się do nich na piśmie.

  1. Ocena dokumentacji

Ocenę pełnej zgromadzonej dokumentacji dokonuje pracownik BC BIOCERT MAŁOPOLSKA wyznaczony przez Dyrektora BC.

7.1. Ocena (i przegląd ) dokumentacji dotyczącej działań związanych z przyznaniem certyfikatu obejmuje:

– ocenę kompletności dokumentacji dołączonej do wniosku,

– ocenę wyników kontroli oraz protokołu z kontroli.

7.2. W przypadku pozytywnej oceny dokumentacji pracownik prowadzący wnioskuje do Dyrektora Biura Certyfikacji o przyznanie certyfikatu.

7.3. W przypadku rozbieżności między wymaganiami dokumentu normatywnego a stanem rzeczywistym uniemożliwiającym podjęcie jednoznacznej decyzji, pracownik zgłasza istotę problemu Dyrektorowi BC, który podejmuje decyzję o konieczności rozpatrzenia wniosku przez Komitet Techniczny .

  1. Wydanie lub odmowa wydania certyfikatu.

Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania Certyfikatu podejmuje Dyrektor BC BIOCERT MAŁOPOLSKA.

8.1. Wydanie certyfikatu

Po podjęciu decyzji o wydaniu certyfikatu przez Dyrektora BC, producentowi zostaje wydany Certyfikat.

8.2. Odmowa wydania certyfikatu

Decyzję o odmowie wydania certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje w formie pisemnej wraz

z informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej BC.

8.3. Termin wydania certyfikatu

Certyfikaty są wydawane na okres 12 miesięcy. Ważność certyfikatu rozpoczyna się z datą podaną na certyfikacie.

8.4. Nadzór

Nad posiadaczami certyfikatu BC BIOCERT MAŁOPOLSKA sprawuje ciągły nadzór zgodnie z Procedurą P-04 “Nadzór nad wydanymi certyfikatami”.

  1. Oznaczanie znakiem zgodności

9.1. Sposób oznaczania produktów  jest określony w programie ?Jakość Tradycja?

9.2. Obowiązek oznaczania produktów, znakiem zgodnie z certyfikatem dotyczy posiadacza certyfikatu.

  1. Zawieszanie, cofanie unieważnianie certyfikatów

10.1. Zawieszenie certyfikatu może nastąpić, gdy w wyniku procesu nadzoru nad wyrobami zostanie stwierdzone:

–  dokonanie zmian materiałowych, technologicznych, konstrukcyjnych oraz metod badań

i kontroli powodujących nie spełnienie wymagań w zakresie bezpieczeństwa, ochrony środowiska, określonych w normach i właściwych przepisach prawnych lub powodujących obniżenie jakości wyrobu, zmian w normach na zgodność z którymi wyrób był certyfikowany, zmian w statucie własności organizacji lub zarządzaniu dostawcy mających istotne znaczenie lub w przypadku uzyskania jakiejkolwiek innej informacji wskazującej, że być może wyrób nie spełnia już wymagań systemu certyfikacji;

–  nie wywiązywanie się przez posiadającego certyfikat z zobowiązań określonych

w zawartej umowie, w tym z zobowiązań finansowych związanych z nadzorem oraz prawem do posługiwania się certyfikatem zgodności;

–   negatywne wyniki badań kontrolnych wyrobu, kontroli;

–   uniemożliwienie przez posiadacza certyfikatu przeprowadzenie badań, kontroliu.

10.2. Okres zawieszenia certyfikatu nie może być dłuższy niż sześć miesięcy. W tym okresie czasu jednostka powinna:

–   dokonać jego ponownej oceny,

–   po przeprowadzeniu ponownej oceny utrzymać, cofnąć lub ograniczyć zakres certyfikacji.

10.3. Cofnięcie certyfikatu może być następstwem:

–   stwierdzenia celowego nadużycia uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu,

–   nie spełnienia w określonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu.

10.4. Zasady zawieszania,  cofania,  unieważniania certyfikatów opisuje Procedura P-05 ,,Rozszerzanie, zawieszanie, cofanie, unieważnianie certyfikatów?.

  1. Poufność

Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji związanych z procedurą certyfikacji i poświadczają to podpisaniem stosownego dokumentu – Oświadczenia  (Formularz nr 13/1).

  1. Sprawy sporne

Wszelkie kwestie sporne, wynikłe podczas realizacji procedury certyfikacji rozwiązywane są zgodnie z  procedurą P-06 “Odwołania i Reklamacje”.

  1. Opłaty

Sprawy finansowe związane z certyfikacją usług reguluje cennik opłat BC BIOCERT MAŁOPOLSKA za czynności związane z certyfikacją.