Wypełniony Wniosek o certyfikację zgodności z wymaganiami programu V-Cert wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć do Biocert Małopolska Sp. z o.o.

2. Przegląd

Pracownik dokonuje przeglądu Wniosku pod względem poprawności i kompletności zawartych w nim danych w terminie 14 dni od daty wpływu.

3. Objęcie systemem kontroli

Pozytywny wynik przeglądu dokumentacji wnioskowej (tj. zaakceptowanie dokumentacji wnioskowej) jest równoważny z zarejestrowaniem producenta w wewnętrznej bazie klientów i objęciem Producenta systemem kontroli przez Biocert Małopolska Sp.z o.o. w ramach programu V-Cert. Producentowi nadany zostaje również indywidualny numer klienta.

Pracownik jednostki wraz z pismem przewodnim przekazuje producentowi poniższe dokumenty:

1. cennik za certyfikację oraz faktury (jeśli dotyczy: f. proforma lub f. na zadatek),
2. dwa egzemplarze Umowy o świadczenie usług certyfikacji

4. Ocena (kontrola)

Fizyczna kontrola miejsca produkcji jest realizowana min. raz w roku, w terminie uzgodnionym z Producentem.

Kontrola przeprowadzana jest przez Inspektora w obecności Producenta lub wyznaczonego przez niego pełnomocnika (po okazaniu stosownego pełnomocnictwa).

Podczas kontroli sprawdzeniu podlegają m. in.:

• informacje przekazane przez Producenta w dokumentacji wnioskowej,
• prawidłowość stosowania wymagań programu V-Cert,

Podczas kontroli istnieje możliwość pobrania przez Inspektora próbek do badań:

W toku kontroli wymagane jest uzyskanie 100% zgodności ze wszystkimi mającymi zastosowanie punktami listy kontrolnej.

Po zakończeniu kontroli Inspektor sporządza Protokół z kontroli w dwóch jednakowych egzemplarzach. Protokół podpisuje Inspektor oraz Producent lub upoważniona przez niego osoba, tj. pełnomocnik. Jeden egzemplarz Protokołu (kopia) pozostaje u kontrolowanego Producenta.

5. Przegląd

Dokumentacja po ocenie jest przekazywana Pracownikowi jednostki, który:

• ocenia kompletność dokumentacji
• ocenia wyniki kontroli oraz Protokół,

Na podstawie przeglądu opracowywane jest dokument tj. Sprawozdanie z przeglądu, które stanowi rekomendację do wydania decyzji w sprawie certyfikacji.

6. Decyzja w sprawie certyfikacji

Decyzję w sprawie certyfikacji podejmuje Pracownik jednostki w ciągu 28 dni kalendarzowych od daty zakończenia kontroli po uprzednim zapoznaniu się ze Sprawozdaniem z przeglądu.

Od każdej decyzji w sprawie certyfikacji Producentowi przysługuje odwołanie.

7. Wydanie certyfikatu

Informacja o przyznaniu certyfikatu przekazywana jest Producentowi wraz z egzemplarzem certyfikatu

Certyfikaty są wydawane z okresem ważności nie dłuższym niż 12 miesięcy.

W okresie ważności certyfikatu Producent ma prawo posługiwać się Znakiem programu V-Cert zgodnie z Regulaminem Znaku zgodności programu V-Cert .

8. Nadzór

Nad posiadaczami certyfikatu BC BIOCERT MAŁOPOLSKA sprawuje ciągły nadzór poprzez:

• kontrole wyrywkowe;
• nadzór nad sposobem wykorzystywania certyfikatów;
• badania próbek wyrobów pobranych u posiadacza i/lub zakupionych w handlu, wykonywane w laboratoriach akredytowanych
• nakładanie sankcji na Producenta w przypadku zaistniałych naruszeń

9. Rozszerzanie, ograniczanie, zawieszanie, cofanie i unieważnianie certyfikatów

Rozszerzenie certyfikatu (w zakresie kategorii i/lub produktu i/lub ilości produktu na zbycie) może nastąpić na wniosek zainteresowanego. Wniosek wraz z dokumentacją poddawane są ponownemu przeglądowi.

Ograniczenie certyfikatu następuje w sytuacji, gdy zachodzi konieczność wyłączenia
z zakresu certyfikacji produktu niespełniającego wymagań systemu certyfikacji.

Zawieszenie certyfikatu może nastąpić, gdy w wyniku procesu nadzoru nad wyrobami zostanie stwierdzone:

• podejrzenie lub stwierdzenie wystąpienia niezgodności mających wpływ na status produktu;
• dokonanie zmian w metodach produkcji powodujące niespełnienie wymagań certyfikacyjnych;
• nie wywiązywanie się przez posiadającego certyfikat z zobowiązań określonych
  w zawartej umowie, w tym prawa do posługiwania się certyfikatem zgodności;
• negatywne wyniki kontroli oraz badań laboratoryjnych przeprowadzonych na pobranych próbkach (jeżeli dotyczy);
• uniemożliwienie przez posiadacza certyfikatu przeprowadzenie badań, kontroli/auditu.

Okres zawieszenia certyfikatu nie może być dłuższy niż okres ważności certyfikatu. W tym okresie czasu jednostka powinna:

• dokonać jego ponownego przeglądu,
• po przeprowadzeniu ponownego przeglądu utrzymać, cofnąć lub ograniczyć zakres certyfikacji.