1. Złożenie dokumentacji wnioskowej
Wypełniony Wniosek o certyfikację zgodności z wymaganiami programu V-Cert wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć do Biocert Małopolska Sp. z o.o.
2. Przegląd
Pracownik dokonuje przeglądu Wniosku pod względem poprawności i kompletności zawartych w nim danych w terminie 14 dni od daty wpływu.
3. Objęcie systemem kontroli
Pozytywny wynik przeglądu dokumentacji wnioskowej (tj. zaakceptowanie dokumentacji wnioskowej) jest równoważny z zarejestrowaniem producenta w wewnętrznej bazie klientów i objęciem Producenta systemem kontroli przez Biocert Małopolska Sp.z o.o. w ramach programu V-Cert. Producentowi nadany zostaje również indywidualny numer klienta.
Pracownik jednostki wraz z pismem przewodnim przekazuje producentowi poniższe dokumenty:
- cennik za certyfikację oraz faktury (jeśli dotyczy: f. proforma lub f. na zadatek),
- dwa egzemplarze Umowy o świadczenie usług certyfikacji
4. Ocena (kontrola)
Fizyczna kontrola miejsca produkcji jest realizowana min. raz w roku, w terminie uzgodnionym z Producentem.
Kontrola przeprowadzana jest przez Inspektora w obecności Producenta lub wyznaczonego przez niego pełnomocnika (po okazaniu stosownego pełnomocnictwa).
Podczas kontroli sprawdzeniu podlegają m. in.:
- informacje przekazane przez Producenta w dokumentacji wnioskowej,
- prawidłowość stosowania wymagań programu V-Cert,
Podczas kontroli istnieje możliwość pobrania przez Inspektora próbek do badań:
W toku kontroli wymagane jest uzyskanie 100% zgodności ze wszystkimi mającymi zastosowanie punktami listy kontrolnej.
Po zakończeniu kontroli Inspektor sporządza Protokół z kontroli w dwóch jednakowych egzemplarzach. Protokół podpisuje Inspektor oraz Producent lub upoważniona przez niego osoba, tj. pełnomocnik. Jeden egzemplarz Protokołu (kopia) pozostaje u kontrolowanego Producenta.
5. Przegląd
Dokumentacja po ocenie jest przekazywana Pracownikowi jednostki, który:
- ocenia kompletność dokumentacji
- ocenia wyniki kontroli oraz Protokół,
Na podstawie przeglądu opracowywane jest dokument tj. Sprawozdanie z przeglądu, które stanowi rekomendację do wydania decyzji w sprawie certyfikacji.
6. Decyzja w sprawie certyfikacji
Decyzję w sprawie certyfikacji podejmuje Pracownik jednostki w ciągu 28 dni kalendarzowych od daty zakończenia kontroli po uprzednim zapoznaniu się ze Sprawozdaniem z przeglądu.
Od każdej decyzji w sprawie certyfikacji Producentowi przysługuje odwołanie.
7. Wydanie certyfikatu
Informacja o przyznaniu certyfikatu przekazywana jest Producentowi wraz z egzemplarzem certyfikatu
Certyfikaty są wydawane z okresem ważności nie dłuższym niż 12 miesięcy.
W okresie ważności certyfikatu Producent ma prawo posługiwać się Znakiem programu V-Cert zgodnie z Regulaminem Znaku zgodności programu V-Cert .
8. Nadzór
Nad posiadaczami certyfikatu BC BIOCERT MAŁOPOLSKA sprawuje ciągły nadzór poprzez:
- kontrole wyrywkowe;
- nadzór nad sposobem wykorzystywania certyfikatów;
- badania próbek wyrobów pobranych u posiadacza i/lub zakupionych w handlu, wykonywane w laboratoriach akredytowanych
- nakładanie sankcji na Producenta w przypadku zaistniałych naruszeń
9. Rozszerzanie, ograniczanie, zawieszanie, cofanie i unieważnianie certyfikatów
Rozszerzenie certyfikatu (w zakresie kategorii i/lub produktu i/lub ilości produktu na zbycie) może nastąpić na wniosek zainteresowanego. Wniosek wraz z dokumentacją poddawane są ponownemu przeglądowi.
Ograniczenie certyfikatu następuje w sytuacji, gdy zachodzi konieczność wyłączenia
z zakresu certyfikacji produktu niespełniającego wymagań systemu certyfikacji.
Zawieszenie certyfikatu może nastąpić, gdy w wyniku procesu nadzoru nad wyrobami zostanie stwierdzone:
- podejrzenie lub stwierdzenie wystąpienia niezgodności mających wpływ na status produktu;
- dokonanie zmian w metodach produkcji powodujące niespełnienie wymagań certyfikacyjnych;
- nie wywiązywanie się przez posiadającego certyfikat z zobowiązań określonych
w zawartej umowie, w tym prawa do posługiwania się certyfikatem zgodności; - negatywne wyniki kontroli oraz badań laboratoryjnych przeprowadzonych na pobranych próbkach (jeżeli dotyczy);
- uniemożliwienie przez posiadacza certyfikatu przeprowadzenie badań, kontroli/auditu.
Okres zawieszenia certyfikatu nie może być dłuższy niż okres ważności certyfikatu. W tym okresie czasu jednostka powinna:
- dokonać jego ponownego przeglądu,
- po przeprowadzeniu ponownego przeglądu utrzymać, cofnąć lub ograniczyć zakres certyfikacji.