Proces certyfikacji
Przebieg procesu certyfikacji
Systemu Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP
Wstęp
Przedstawiony opis systemu certyfikacji potwierdzającej zgodność procesu produkcji gwarantowanej jakości QAFP realizowany jest przez Jednostkę Certyfikującą Biocert Małopolska Sp. z o.o. na terenie całej Polski.
Zakres certyfikacji
Biocert Małopolska sp. z o.o. posiada upoważnienie Unii Producentów i Pracodawców Przemysłu Mięsnego do prowadzenia certyfikacji podmiotów, którzy zgłaszają produkcję zgodną z wymaganiami systemu QAFP.
Tryb postępowania w procesie certyfikacji
Nasza jednostka certyfikująca Biocert Małopolska sp. z o.o. działa niezależnie i bezstronnie, zapewnia zachowanie poufności i nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej, a dostęp do usług mają wszyscy Producenci wyrobów zgodnych z wymaganiami QAFP.
Podstawowymi elementami procesu certyfikacji są:
- kontrola u Producenta ubiegającego się o certyfikat, określenie i pobranie próbek i badanie próbek wyrobu – jeżeli dotyczy,
- przegląd (ocena dokumentacji),
- decyzja dotycząca certyfikacji,
- udzielenie zezwolenia,
- nadzór w okresie ważności certyfikatu obejmujący: kontrole doraźne, badania próbek wyrobów z produkcji,
- ocenę procesu produkcyjnego.
Informacje dla Wnioskującego
1.1. WYMAGANIA
Wymagania wobec Producentów chcących otrzymać certyfikat QAFP wiąże się z przeprowadzeniem procesu certyfikacji w oparciu o następujące wymagania oraz zeszyty branżowe:
- System Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP. Wymagania dla systemu QAFP– Część ogólna 4 z 24.12.2013 r.
- Tuszki, Elementy i Mięso z Kurczaka, Indyka i Młodej Polskiej Gęsi Owsianej. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe – wyd. 4 z dn. 24.12.2013 r.
- Wędliny. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe – wyd. 4 z dn. 18.03.2016 r.
- Kulinarne Mięso Wieprzowe. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe – wyd. 4 z dn. 24.12.2013 r
- Konserwy Wymagania Produkcyjne i Jakościowe – wyd. 4 z dn. 22.10.2014 r.
Wymagania i zeszyty branżowe można pobrać bezpośrednio na stronie administratora systemu QAFP https://www.qafp.pl/zostan-uczestnikiem/
Informujemy, że z dniem 1 marca 2020 roku wchodzą w życie nowe wydania zeszytów branżowych Systemu QAFP:
- Wymagania dla Systemu QAFP wyd. 5 z dnia 02.09.2019
- Kulinarne mięso wieprzowe wyd. 5 z dnia 02.09.2019
- Tuszki, elementy i mięso z kurczaka i indyka wyd. 4 z dnia 02.09.2019
- Wędliny wyd. 5 z dnia 02.09.2019
Do 29 lutego 2020 roku obowiązują zapisy następujących zeszytów branżowych:
- Wymagania dla systemu QAFP wyd. 4 z dnia 24.12.2013
- Kulinarne mięso wieprzowe wyd. 4 4z dnia 24.12.2013
- Tuszki, elementy i mięso z kurczaka i młodej polskiej gęsi owsianej wyd. 3 z dnia 24.12.2013
- Wędliny wyd.4 z dnia 18.03.2016
1.2. INFORMACJE WSTĘPNE
Pracownicy Biocert udzielają również Producentowi informacji wstępnych. Obejmują one:
- wymagania systemu QAFP
- procedurę certyfikacji podmiotów prowadzących produkcję zgodnie z wymaganiami systemu QAFP, w tym dokumentację wymaganą przy ubieganiu się o certyfikację,
- badania oraz kontrole, których wyniki zostaną wykorzystane w procesie certyfikacji,
- zasady nadzoru nad certyfikatem,
- zasady zawieszania, ograniczania, cofania i unieważniania certyfikatów,
- procedurę naruszeń i sankcji,
- procedurę skarg, odwołań i reklamacji,
- opłatę za proces certyfikacji.
Powyższe informacje przekazywane są wnioskodawcy osobiście, telefoniczne lub w formie pisemnej (list, e-mail).
Przyjęcie i zarejestrowanie „Zgłoszenia uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP”.
1.3.1. Producent, aby mógł zostać objęty system kontroli w zakresie systemu QAFP zobligowany jest do złożenia do administratora systemu tj. UPEMI poprawnie wypełnionego „Zgłoszenia uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP”, zwanego dalej Zgłoszeniem (formularz opracowany przez UPEMI wyd. z dnia 09.05.2017 r. i dostępny na stronie https://www.biocert.pl/qafp oraz www.qafp.pl).
Oprócz wypełnienia podstawowych danych, prosimy pamiętać, aby zaznaczyć w polu wyboru Jednostkę Certyfikującą Biocert Małopolska Sp. z o.o.
1.3.2. Producent zostaje objęty przez Biocert systemem kontroli z dniem pozytywnej weryfikacji powyższych danych i załączników. Data objęcia system kontroli jest jednocześnie datą rejestracji dokumentu w Biocert, odnotowaną na Zgłoszeniu.
1.3.3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości danych pracownik przesyła Producentowi nowy egzemplarz Zgłoszenia wraz z informacją o zaistniałych nieprawidłowościach w przesłanym dokumencie i sposobie jego poprawy.
1.3.4. W przypadku braku lub niepełnych danych identyfikacyjnych Pracownik przesyła producentowi nowy egzemplarz Zgłoszenia z informacją o braku możliwości objęcia systemem kontroli z powodu nieprawidłowo wypełnionych podstawowych danych identyfikacyjnych. Nowe (poprawione) przesłane przez producenta Zgłoszenie posiada wtedy status pierwszego zgłoszenia i podlega procedurze ponownego przyjęcia oraz zarejestrowania.
1.3.5. W ciągu 14 dni od daty objęcia systemem kontroli, producentowi wystawiane jest Zaświadczenie z informacją o dacie objęcia systemem kontroli w systemie QAFP” w tym nadanym mu numerze Producenta
1.3.6. Wraz z Zaświadczeniem producentowi przekazywane są:
- dwa egzemplarze Umowy o certyfikację
- odpowiedni Wniosek o certyfikację
- roczny Plan produkcji zwierzęcej lub Roczny plan przetwarzania
- formularz Podwykonawcy / dodatkowe lokalizacje (jeśli dotyczy)
Wnioski i formularze do pobrania (link)
1.3.7. Podpisane przez producenta egzemplarz Umowy oraz uzupełnione i podpisane formularze należy przesłać do Biocert, gdzie Pracownik weryfikuje dokumenty i rejestruje w Rejestrze podmiotów w systemie QAFP
1.3.8. W trakcie nadzoru Producent powinien informować Biocert o wszelkich zmianach dotyczących wcześniej złożonych informacji przesyłając ponownie odpowiedni wniosek o certyfikację.
1.3.9. Do 31 marca (włącznie) każdego roku Producent zobowiązany jest do składania rocznych planów produkcji zwierzęcej w przypadku produkcji drobiu lub żywca wieprzowego QAFP i/lub rocznego planu przetwarzania w przypadku produkcji mięsa kulinarnego lub wędlin QAFP na adres siedziby Biocert.
Pracownik Biocert ocenia czy:
- wszelkie różnice w ich rozumieniu pomiędzy Biocert a Wnioskodawcą zostały wyjaśnione,
- Biocert ma możliwość świadczenia usług certyfikacyjnych w odniesieniu do żądanego zakresu certyfikacji oraz jeśli ma to zastosowanie, miejsca działalności Wnioskodawcy,
- środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną są dostępne,
- Biocert posiada możliwości i kompetencje do przeprowadzenia procesu certyfikacji.
W przypadku negatywnej oceny lub wątpliwości, co do spełnienia wymagań zawartych w tym punkcie pracownik zgłasza istotę problemu Dyrektorowi Jednostki
1.5. OCENA
1.5.1 Informacje ogólne.
1.5.1.1. Biocert prowadzi plan działań związanych z oceną, do którego zalicza się:
- przegląd dokumentacji dotyczącej kontroli gospodarstwa/przedsiębiorstwa przez Inspektora, któremu zlecono inspekcję,
- kontrolę gospodarstwa/przedsiębiorstwa,
- pobór i badanie próbek (jeżeli dotyczy).
1.5.1.2. Biocert Małopolska wyznacza Inspektorów odpowiedzialnych za przeprowadzenie działań związanych z oceną: przegląd dokumentacji, kontrolę gospodarstwa/zakładu produkcyjnego i pobór próbek (jeżeli dotyczy)
1.5.1.3.Biocert nie przewiduje możliwości wykorzystania wyników z oceny przed złożeniem przez Producenta dokumentacji, wymaganej w procesie certyfikacji.
1.5.2. Kontrole
1.5.2.1.Rodzaje kontroli.
Kontrole są wykonywane zgodnie z zatwierdzonym planem wg następującego systemu:
- kontrole roczne obligatoryjne zapowiedziane oraz niezapowiedziane, są systematyczne, zaplanowane w czasie, za pomocą określenia częstotliwości i rodzaju działań, które gwarantują rodzaj kontroli odpowiedni do celu (W przypadku organizacji wielooddziałowych kontrola może być przeprowadzana zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących przepisach wydanych przez IAF w zakresie zasad próbkobrania w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych oraz z dodatkowymi z ustaleniami określonymi na podstawie umów z administratorem systemu QAFP).
- kontrole dodatkowe niezapowiedziane lub zapowiedziane z niewielkim wyprzedzeniem Producenta
w oparciu o standardową ocenę ryzyka. Każdy podmiot podlega jednakowemu prawdopodobieństwu wykonania kontroli - kontrole krzyżowe: w celu udokumentowania dystrybucji (weryfikacji przepływu) produktów pomiędzy podmiotami.
1.5.2.2. Producent podlega kontroli pełnej obligatoryjnej (rocznej) co najmniej raz w roku. W terminie ustalonym z podmiotem przeprowadzona jest kontrola zgodnie z zatwierdzonym Rocznym Planem Kontroli w obecności Podmiotu lub jego Pełnomocnika po okazaniu stosownego pełnomocnictwa.
1.5.2.3. Podczas kontroli, weryfikacji podlegają :
- informacje przekazane przez Podmiot zgłaszający się do systemu QAFP, w dokumentacji wnioskowej,
- prawidłowość stosowania wymagań systemu QAFP,
- sposób wykorzystania certyfikatu przez Podmiot,
- potwierdzenie skuteczności realizacji działań korekcyjnych i działań korygujących, w przypadku stwierdzenia niezgodności.
1.5.2.4.Podczas kontroli istnieje możliwość pobrania przez Inspektora próbek do badań.
1.5.2.5. Inspektor sporządza Protokół w dwóch jednakowych egzemplarzach. Protokół podpisuje Inspektor oraz Producent lub upoważniona przez niego osoba. Jeden egzemplarz Protokołu (kopia) pozostaje u kontrolowanego Producenta.
1.5.2.6. Producent w terminie 7 dni od dnia podpisania lub odmowy podpisania protokołu z kontroli, może zgłosić na piśmie zastrzeżenia do ustaleń w nim zawartych do Biocert (liczy się data stempla pocztowego).
1.5.2.7. Odmowa podpisania przez producenta protokołu z kontroli nie stanowi przeszkody do prowadzenia dalszego postępowania przez Biocert.
1.5.2.8.Biocert rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole w najkrótszym możliwym terminie, maksymalnie do 7 dni, od ich zgłoszenia i ustosunkowuje się do nich na piśmie.
1.5.2.9.W szczególnych przypadkach, w wyniku wykrytych niezgodności w trakcie oceny, niektóre działania opisane w powyżej mogą być powtórzone, jeżeli klient wyraża zgodę na przeprowadzenie dodatkowych działań związanych z oceną.
1.5.2.10. W trakcie kontroli wyznaczony pracownik Biocert może przeprowadzić jednocześnie obserwacyjny audit pracy Inspektorów.
1.6. PRZEGLĄD
1.6.1. Przegląd zgromadzonej dokumentacji realizuje Pracownik Biocert, który nie był zaangażowany w proces oceny Producenta.
1.6.2. Przegląd dokumentacji dotyczącej działań związanych z przyznaniem certyfikatu obejmuje:
- ocenę kompletności dokumentacji oraz zgłoszenia;
- ocenę wyników kontroli oraz protokołu z kontroli;
- ocenę wyników badań próbek, jeżeli dotyczy;
- ocenę ryzyka
Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu zgodności z zasadami systemu QAFP podejmuje niezależny i upoważniony przez Dyrektora Biocert pracownik.
1.7.1. Wydanie certyfikatu
1.7.1.1. Podstawą wydania certyfikatu jest:
- Zgłoszenie i Wniosek złożone przez Producenta z kompletem wymaganych dokumentów,
- spełnienie wymagań certyfikacyjnych,
- pozytywna ocena z przeglądu dokumentacji,
- zawarcie umowy o certyfikację,
- decyzja o wydaniu certyfikatu lub zmianie jego zakresu,
1.7.1.2. Informacja o przyznaniu certyfikatu przekazywana jest producentowi wraz z egzemplarzem certyfikatu. Kopia certyfikatu przechowywana jest w aktach Producenta.
1.7.1.3. Certyfikat jest ważny maksymalnie przez okres do 12 miesięcy i upoważnia do posługiwania się w tym terminie znakiem QAFP w podanym zakresie po podpisaniu stosownej umowy z Administratorem Systemu. Na certyfikacie jest określony okres ważności certyfikatu. Kolejne wydanie certyfikatu anuluje wydanie poprzedniego.
1.7.2. Odmowa wydania certyfikatu
1.7.2.1. Decyzję o odmowie wydania certyfikatu zgodności z zasadami QAFP producent otrzymuje w formie pisemnej wraz z powodem podjęcia decyzji oraz informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej. Kopia informacji jest przechowywana w dokumentach Wnioskodawcy.
1.8.1. W przypadku stwierdzenia braku spełnienia wymagań przez producenta będącego posiadaczem certyfikatu będą stosowane wobec niego następujące sankcje:
- upomnienie,
- ostrzeżenie,
- ograniczenie certyfikatu,
- zawieszenie certyfikatu,
- cofnięcie certyfikatu.
1.8.2. Sankcje stosowane są adekwatnie do zaistniałej sytuacji i dotyczą niezgodności poszczególnych punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych pomiędzy Producentem a Biocert Małopolska Sp. z o.o.
1.8.3. Decyzję o zastosowaniu sankcji, producent otrzymuje w formie pisemnej wraz z powodem podjęcia decyzji oraz informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej.
Na podstawie oceny istniejących zagrożeń, u Producenta może być przeprowadzona kontrola dodatkowa lub mogą być pobrane dodatkowe próbki do badań
1.10. ROZSZERZANIE, OGRANICZANIE, ZAWIESZANIE, COFANIE I UNIEWAŻNIANIE CERTYFIKATÓW
Zasady rozszerzania, ograniczania, zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów opisuje Procedura P-05 Rozszerzanie, ograniczanie, zawieszanie, cofanie, unieważnianie i certyfikatów.
Biocert sprawuje ciągły nadzór nad posiadaczami certyfikatów QAFP dokonując corocznej obligatoryjnej kontroli zgodnie ze zleceniem certyfikacji oraz dodatkowych kontroli niezapowiedzianych lub zapowiedzianych z niewielkim wyprzedzeniem, w oparciu o standardową ocenę ryzyka, a także procesowi próbkobrania i weryfikacji otrzymanych wyników.
W przypadku zlecenia kontroli niezapowiedzianej i/lub poboru próbek personel jednostki dokonuje ponownej oceny i przeglądu oraz następuje ponowne podjęcie decyzji w sprawie certyfikacji. Biocert posiada procedury postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności, łącznie z kryteriami postępowania, które mogą doprowadzić do:
- nie wydania lub cofnięcia certyfikatu
- odebrania członkostwa w systemie QAFP
- zgłoszenia sprawy do właściwego, urzędowego organu wykonawczego w przypadku niezgodności niosących ze sobą zagrożenie dla ochrony zdrowia.
Producent może posługiwać się znakiem zgodności zgodnie z Regulaminem znaku towarowego gwarancyjnego systemu gwarantowanej jakości żywności QAFP – obowiązującym od dnia 14.12.2012 r., dotyczący produktów objętych certyfikatem zgodności.
1.12. ZMIANY MAJĄCE WPŁYW NA CERTYFIKACJĘ
1.12.1. W przypadku zmiany przepisów, zasad lub procedur certyfikacji Biocert w trybie pilnym przekazuje informacje swoim klientom.
1.12.2. W okresie nadzoru Producent powinien bezzwłocznie poinformować Biocert o wszelkich zmianach i informacjach mających wpływ na certyfikację. Działania te wiążą się z koniecznością przeprowadzenia ponownej oceny i/lub przeglądu dokumentacji, wydania decyzji oraz dokonania stosownych zapisów.
1.13. POUFNOŚĆ
Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji i zapisów związanych z procesem certyfikacji w systemie QAFP i poświadczają to podpisaniem stosownego dokumentu.
Wszelkie kwestie sporne, wynikłe podczas realizacji procedury certyfikacji rozwiązywane są zgodnie z procedurą P-06 Skargi i odwołania.
Sprawy finansowe związane z certyfikacją usług reguluje cennik opłat publikowany w zakładce “cennik”.