Proces certyfikacji

I. Wstęp

Przedstawiony opis systemu certyfikacji ekologicznych gospodarstw rolnych stosowany jest przez Biuro Certyfikacji BIOCERT MAŁOPOLSKA Sp. z o.o.


Do pobrania: Schemat blokowy przebiegu certyfikacji


II. Zakres certyfikacji

Biuro Certyfikacji BIOCERT MAŁOPOLSKA posiada upoważnienia do prowadzenia certyfikacji produkcji rolniczej metodami ekologicznymi w zakresie:

  • Ekologiczna uprawa roślin i utrzymanie zwierząt,
  • Akwakultura,
  • Zbiór ze stanu naturalnego,
  • Pszczelarstwo,
  • Produkty przetworzone; przetwórstwo produktów rolnictwa ekologicznego oraz produkcja pasz i drożdży,
  • Wprowadzanie na rynek produktów ekologicznych, w tym importowanych z krajów trzecich.

III. Tryb postępowania w procesie certyfikacji

Jednostka działa niezależnie, bezstronnie, zapewnia zachowanie poufności oraz nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej, a dostęp do jej usług mają wszyscy Producenci prowadzący produkcję rolną w gospodarstwach metodami ekologicznymi, bądź chcący przestawić produkcję w swoim gospodarstwie rolnym na metody ekologiczne.

Certyfikacja ekologicznych gospodarstw rolnych prowadzona jest na zgodność
z wymaganiami rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r.
w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych uchylające rozporządzenie (EWG) nr 2092/91 (Dz.U.L. 189 z 20.07.2007 r. s.1) z późniejszymi zmianami, rozporządzenia Komisji (WE) nr 889/2008 z dnia 5 września 2008 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007
w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych w odniesieniu do produkcji ekologicznej, znakowania i kontroli (Dz.U.L. 250 z 18.09.2008 r. s.1)
z późniejszymi zmianami, rozporządzenia Komisji (WE) nr 710/2009 z dnia 5 sierpnia
2009
r. zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 889/2008 ustanawiające szczegółowe zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w odniesieniu do ustanawiania szczegółowych zasad dotyczących ekologicznej produkcji zwierzęcej w sektorze akwakultury i ekologicznej produkcji wodorostów morskich (Dz. U. L 204 , 06/08/2009 P. 0015 – 0034).

Podstawowymi elementami procesu certyfikacji (wg wytycznych dla systemu 6 wg przewodnika PKN-ISO/IEC Guide 67:2007) są:

  • ocenę procesu produkcyjnego.
  • kontrole doraźne, badania próbek wyrobów z produkcji;
  • nadzór w okresie ważności certyfikatu obejmujący:
  • udzielenie zezwolenia;
  • decyzja dotycząca certyfikacji;
  • przegląd (ocena dokumentacji);
  • kontrola u Producenta ubiegającego się o certyfikat, określenie i pobranie próbek
    oraz badanie próbek wyrobu – jeżeli dotyczy;

1. Informacje wstępne dla Wnioskującego

1.1. Wymagania wobec Producentów ubiegających się o przyznanie certyfikatu na zgodność z zasadami rolnictwa ekologicznego, co wiąże się z przeprowadzeniem procesu certyfikacji, obejmują następujące przepisy prawne:

  • rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych uchylające rozporządzenie (EWG) nr 2092/91 (Dz.U.L.189z 20.07.2007r. s.1) z późniejszymi zmianami;
  • rozporządzenie Komisji (WE) nr 889/2008 z dnia 5 września 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych w odniesieniu do produkcji ekologicznej, znakowania i kontroli (Dz.U.L.250 z 18.09.2008r. s.1)
    z późniejszymi zmianami;
  • rozporządzenie Komisji (WE) nr 710/2009 z dnia 5 sierpnia 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 889/2008 ustanawiające szczegółowe zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w odniesieniu do ustanawiania szczegółowych zasad dotyczących ekologicznej produkcji zwierzęcej w sektorze akwakultury
    i ekologicznej produkcji wodorostów morskich (Dz. U. L 204, 06/08/2009 P. 0015 – 0034);
  • rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 392/2013 z dnia 29 kwietnia
    2013 r.
    zmieniające rozporządzenie (WE) nr 889/2008 w odniesieniu do systemu kontroli produkcji ekologicznej;
  • ustawę z dnia 25 czerwca 2009 r. o rolnictwie ekologicznym (Dz. U. 09. Nr 116, poz. 975) z późniejszymi zmianami.

1.2.Informacji wstępnych Producentowi udzielają pracownicy BC BIOCERT MAŁOPOLSKA. Obejmują one:

  • przepisy prawne dotyczące rolnictwa ekologicznego (patrz pkt 1.1.);
  • zasady certyfikacji w krajowym systemie certyfikacji;
  • procedurę dotyczącą certyfikacji podmiotów prowadzących produkcję rolniczą metodami ekologicznymi w BC BIOCERT MAŁOPOLSKA, w tym dokumentację wymaganą przy ubieganiu się o certyfikację;
  • badania oraz kontrole (plany kontroli), których wyniki zostaną wykorzystane
    w procesie certyfikacji;
  • zasady nadzoru nad certyfikatem;
  • zasady rozszerzania, ograniczania, zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów;
  • procedurę naruszeń i sankcji;
  • procedurę skarg i odwołań;
  • opłatę za certyfikację.

Powyższe informacje przekazywane są Wnioskodawcy osobiście, telefonicznie lub w formie pisemnej (list, e-mail) wraz z formularzem „Zgłoszenia podjęcia działalności w zakresie rolnictwa ekologicznego”.


 Adres strony, z której można pobrać formularz: http://www.ijhar-s.gov.pl/index.php/zgloszenie-dzialalnosci.html


 

1.3. Przyjęcie dokumentacji wnioskowej

1.3.1. Pierwsze zgłoszenie Producenta (dotyczy również Producentów zmieniających jednostkę certyfikującą oraz Producentów zmieniających jednostkę w wyniku cofnięcia upoważnienia poprzedniej JC)

1.3.1.1. Producent, aby mógł zostać objęty system kontroli zobligowany jest do złożenia w jednostce certyfikującej poprawnie wypełnionego „Zgłoszenia podjęcia działalności w zakresie rolnictwa ekologicznego”, zwanego dalej Zgłoszeniem.W dniu dostarczenia wypełnionego formularza do biura, pracownik BC odnotowuje na egzemplarzu datę wpłynięcia dokumentu do biura. W ciągu 14-stu dni od daty wpłynięcia, pracownik BC weryfikuje Zgłoszenie i rejestruje je w Bazie Producentów, odnotowując datę rejestracji w Bazie Producentów oraz na dokumencie.

1.3.1.2. W przypadku pozytywnej weryfikacji zgłoszenia, w ciągu 30 dni od daty objęcia systemem kontroli Producentowi wystawiane jest zaświadczenie podpisane przez Dyrektora z informacją o dacie objęcia systemem kontroli i nadanym mu numerze Producenta, dwa egzemplarze umowy o warunkach stosowania certyfikatu(ów) i zasadach nadzoru oraz wniosek o certyfikację.

1.3.1.3. W przypadku braku danych identyfikacyjnych w Zgłoszeniu i/lub w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wypełnionych pozostałych danych pracownik przesyła Producentowi nowy egzemplarz Zgłoszenia z informacją o braku możliwości objęcia systemem kontroli z powodu nieprawidłowo wypełnionych podstawowych danych identyfikacyjnych. Dodatkowo pracownik przesyła informację o zaistniałych pozostałych nieprawidłowościach (jeżeli dotyczy) oraz sposobu ich poprawy.

1.3.1.4. Do dokumentacji wnioskowej Producent zobowiązany jest dołączyć:

  • podpisany egzemplarz umowy o warunkach stosowania certyfikatu(ów)
    i zasadach nadzoru;
  • pełnomocnictwo (jeśli dotyczy);
  • opis jednostki:
    • w przypadku uprawy roślin i hodowli zwierząt, na opis jednostki składają się dokumenty: wniosek o certyfikację zgodności produkcji rolnej prowadzonej metodami ekologicznymi (Formularz nr P-01/2) oraz roczny plan produkcji (Formularz nr P-01/9, Formularz nr P-01/10);
    • w przypadku pszczelarstwa (Formularz nr P-01/3);
    • w przypadku zbioru ze stanu naturalnego (Formularz nr P-01/4);
  • dokument potwierdzający własność i powierzchnie gospodarstwa w tym położenie i powierzchnię konkretnych działek (np. ortofotomapy, wypisy
    z ewidencji gruntów, mapy geodezyjne);
  • umowy dzierżawy (jeżeli dotyczy);
  • kopię protokołu z ostatniej pełnorocznej kontroli przeprowadzonej przez poprzednią JC (dotyczy Producentów zmieniających JC);
  • kopię ostatniego certyfikatu/zaświadczenia wydanego przez poprzednią JC (dotyczy Producentów zmieniających JC);
  • kopię ostatniej decyzji/informacji pokontrolnej wydanej przez poprzednią JC (dotyczy Producentów zmieniających JC);
  • oraz inne dokumenty wymienione w piśmie informującym o objęciu systemem kontroli,

– w terminie wyznaczonym w ww. piśmie.

1.3.2. Producenci objęci systemem kontroli

Z początkiem każdego roku, do Producentów wysyłane jest pismo dotyczące zbliżającego się sezonu kontrolnego, które zawiera informacje o aktualnym cenniku za certyfikację, termin do kiedy należy uiścić opłatę, a także załączony formularz rocznego planu produkcji , który po wypełnieniu należy złożyć w biurze BIOCERT MAŁOPOLSKA
w terminie określonym w piśmie.

1.3.3. W terminie do 14 dni roboczych od daty otrzymania dokumentacji wnioskowej pracownik BC dokonuje jej oceny pod względem formalnym.

1.3.4. W przypadku pozytywnej weryfikacji, na dokumencie nadesłanym przez Producenta, pracownik przyjmujący dokument umieszcza pieczątkę z datą wpływu dokumentu oraz składa czytelny podpis przy pieczątce. Osoba przyjmująca dokument rejestruje go również w Bazie Producentów.

1.3.5. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub niekompletności w załączonej do wniosku dokumentacji przekazywane jest Wnioskodawcy pismo informujące lub informacja telefoniczna. Po usunięciu niezgodności przez Wnioskodawcę w terminie nie dłuższym niż 14 dni następuje rejestracja Wniosku w Bazie Producentów. Nie usunięcie niezgodności powoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia.

1.3.6. W trakcie nadzoru Producent powinien informować Biuro Certyfikacji o wszelkich zmianach dotyczących opisu jednostki przesyłając zaktualizowane Zgłoszenie i/lub Wniosek o certyfikację w statusie zmiana

2. Ocena

Biuro Certyfikacji prowadzi plan działań związanych z oceną, do którego zalicza się:

  • przegląd dokumentacji dotyczącej kontroli gospodarstwa;
  • kontrolę gospodarstwa;
  • pobór i badanie próbek  (jeżeli dotyczy).

Dyrektor BC wyznacza Inspektora odpowiedzialnego za przeprowadzenie działań związanych z oceną.

2.1. Kontrola gospodarstwa

2.1.1. Producent podlega co najmniej raz w roku kontroli pełnej tzn. rocznej (zapowiedzianej lub niezapowiedzianej). Kontrola przeprowadzana jest przez Inspektora wyznaczonego przez BIOCERT MAŁOPOLSKA, zgodnie z zatwierdzonym Rocznym Planem Kontroli, w obecności Producenta lub osoby upoważnionej po okazaniu stosownego upoważnienia.

2.1.2. Podczas kontroli istnieje możliwość pobrania przez Inspektora próbek do badań. Pobrane przez Inspektora próbki przekazywane są do badań do akredytowanych laboratoriów, z którymi Biuro Certyfikacji ma podpisane prawnie wiążące umowy.


Do pobrania: Wykaz laboratoriów, którym BC zleca wykonanie badań


2.1.3. W trakcie kontroli Inspektor sporządzana Protokół w dwóch jednakowych egzemplarzach. Protokół z kontroli zawiera m. in. informacje o wykrytych w trakcie kontroli niezgodnościach oraz o sposobie i terminie ich usunięcia. Kopia Protokołu pozostaje u kontrolowanego Producenta.

2.1.4. W razie odmowy podpisania Protokołu kontroli przez Producenta lub upoważnioną przez niego osobę, Producent może w terminie 7 dni od dnia odmowy podpisania Protokołu kontroli, zgłosić na piśmie zastrzeżenia do ustaleń w nim zawartych do BIOCERT MAŁOPOLSKA.

2.1.5. BC BIOCERT MAŁOPOLSKA rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń zawartych
w protokole w najkrótszym możliwym terminie, bez zbędnej zwłoki, od ich zgłoszenia
i ustosunkowuje się do nich na piśmie.

3. Przegląd dokumentacji

3.1. Protokół z kontroli i protokół poboru próbek (jeżeli dotyczy) przekazywany jest wyznaczonemu przez Dyrektora BC pracownikowi BC niezaangażowanemu w ocenę, który dokonuje przeglądu pełnej zgromadzonej dokumentacji.

3.2. Przegląd dokumentacji dotyczącej działań związanych z przyznaniem certyfikatu obejmuje:

  • ocenę kompletności dokumentacji dołączonej do wniosku;
  • ocenę wyników kontroli oraz protokołu z kontroli w gospodarstwie przestawiającym się na produkcję metodami ekologicznymi;
  • ocenę wyników badań próbek, jeżeli dotyczy;
  • ocenę ryzyka.

3.3. Z prowadzonego przeglądu dokumentacji Producentów ubiegających się o certyfikat, sporządzane jest Sprawozdanie z przeglądu, które stanowi rekomendację do wydania decyzji w sprawie certyfikacji.

3.4. W przypadku pozytywnej oceny z przeglądu dokumentacji, pracownik prowadzący wnioskuje do Dyrektora BC o przyznanie certyfikatu ekologicznego lub przyznanie statusu/certyfikatu gospodarstwa w okresie przestawiania.

3.5. W przypadku rozbieżności między wymaganiami dokumentu normatywnego a stanem rzeczywistym, uniemożliwiających podjęcie jednoznacznej decyzji, pracownik zgłasza istotę problemu Dyrektorowi BC.

4. Decyzja w sprawie wydania certyfikatu

Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu ekologicznego lub przyznania statusu/certyfikatu gospodarstwa w okresie przestawiania podejmuje Dyrektor BC po uprzednim zapoznaniu się ze Sprawozdaniem z przeglądu.

4.1. Wydanie certyfikatu

4.1.1. Podstawą wydania certyfikatu jest:

  • wniosek Wnioskodawcy z kompletem wymaganych dokumentów,
  • pozytywny wynik kontroli podmiotu na zgodność z wymaganiami,
  • pozytywna ocena z przeglądu dokumentacji,
  • zawarcie umowy o certyfikację,
  • decyzja o wydaniu certyfikatu lub zmianie jego zakresu.

4.1.2. Informacja o przyznaniu certyfikatu przekazywana jest Wnioskodawcy wraz
z egzemplarzem certyfikatu podpisanym przez Dyrektora BC wraz z załącznikiem stanowiącym integralną cześć z certyfikatem.

4.1.3. Certyfikaty są wydawane z okresem ważności nie dłuższym niż 18 miesięcy. Na certyfikacie jest określony okres ważności certyfikatu. Kolejne wydanie certyfikatu anuluje wydanie poprzednie.

4.1.4. BC prowadzi wykaz aktualnych certyfikatów na stronie internetowej administrowanej przez BIOCERT MAŁOPOLSKA.

4.2. Odmowa wydania certyfikatu

Decyzję o odmowie wydania certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje w formie pisemnej wraz
z powodem podjęcia decyzji oraz informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz
o zasadach procedury odwoławczej BC.

5. Nadzór

Nad posiadaczami certyfikatu BC BIOCERT MAŁOPOLSKA sprawuje ciągły nadzór poprzez:

  • kontrole wyrywkowe;
  • nadzór nad sposobem wykorzystywania certyfikatów;
  • badania prób roślin, produktów roślinnych, produktów zwierzęcych, pasz lub produktów przetwórstwa pobranych u posiadacza i/lub zakupionych w handlu, wykonywane w laboratoriach akredytowanych przez Polskie Centrum Akredytacji lub w przypadku braku takich laboratoriów, w laboratoriach spełniających wymagania normy EN ISO/IEC 17025;
  • nakładanie sankcji na Producenta w przypadku zaistniałych naruszeń.

6. Oznaczanie znakiem zgodności

6.1. Płody rolne nieprzetworzone, w tym także zwierzęta oraz produkty pochodzenia zwierzęcego, które wprowadza się do obrotu jako produkty rolnictwa ekologicznego, jeżeli zostały wyprodukowane metodami ekologicznymi co potwierdza certyfikat zgodności, są oznakowane etykietą i wprowadzane do obrotu jako produkty rolnictwa ekologicznego.

6.2. Oznakowanie produktu rolnictwa ekologicznego polega na umieszczeniu na etykiecie lub opakowaniu tego produktu:

  • napisu informującego o sposobie produkcji metodą ekologiczną,
  • logo wspólnotowego,
  • numeru identyfikacyjnego upoważnionej jednostki certyfikującej,
  • nazwy producenta.

6.3. Oznakowane produkty rolnictwa ekologicznego przeznaczone do obrotu lub do dalszego przetwórstwa należy przechowywać oddzielnie od innych produktów rolnych.

Muszą być one oznakowane jako produkt rolnictwa ekologicznego.

7. Rozszerzanie, ograniczanie, zawieszanie, cofanie i unieważnianie certyfikatów

7.1. Rozszerzenie certyfikatu (w zakresie kategorii i/lub produktu i/lub ilości produktu na zbycie) może nastąpić na wniosek zainteresowanego. Wniosek wraz z dokumentacją poddawane są ponownemu przeglądowi.

7.2. Ograniczenie certyfikatu następuje w sytuacji, gdy zachodzi konieczność wyłączenia
z zakresu certyfikacji produktu niespełniającego wymagań systemu certyfikacji.

7.3. Zawieszenie certyfikatu może nastąpić, gdy w wyniku procesu nadzoru nad wyrobami zostanie stwierdzone:

  • podejrzenie lub stwierdzenie wystąpienia niezgodności mających wpływ na status produktu;
  • dokonanie zmian w metodach produkcji powodujące niespełnienie wymagań certyfikacyjnych;
  • nie wywiązywanie się przez posiadającego certyfikat z zobowiązań określonych
    w zawartej umowie, w tym prawa do posługiwania się certyfikatem zgodności;
  • negatywne wyniki kontroli oraz badań laboratoryjnych przeprowadzonych na pobranych próbkach;
  • uniemożliwienie przez posiadacza certyfikatu przeprowadzenie badań, kontroli/auditu.

Okres zawieszenia certyfikatu nie może być dłuższy niż okres ważności certyfikatu. W tym okresie czasu jednostka powinna:

  • dokonać jego ponownego przeglądu,
  • po przeprowadzeniu ponownego przeglądu utrzymać, cofnąć lub ograniczyć zakres certyfikacji.

7.4. Cofnięcie certyfikatu może być następstwem:

  • stwierdzenia celowego nadużycia uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu,
  • nie spełnienia w określonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu.

7.5. Unieważnienie certyfikatu może nastąpić po:

  • zgłoszeniu przez zainteresowanego Wnioskodawcę o zakończeniu procesu certyfikacji,
  • stwierdzeniu omyłki na wystawionym certyfikacie.

8. Poufność

Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji
i zapisów związanych z procedurą certyfikacji oraz poświadczają to podpisaniem stosownego dokumentu.

9. Sprawy sporne

BC BIOCERT MAŁOPOLSKA rozpatruje skargi i odwołania w najkrótszym możliwym terminie, bez zbędnej zwłoki, od ich zgłoszenia i ustosunkowuje się do nich na piśmie.

Wszelkie kwestie sporne, wynikłe podczas realizacji procedury certyfikacji rozwiązywane są zgodnie z Procedurą „Skargi i odwołania”.

10. Opłaty

Sprawy finansowe związane z certyfikacją usług reguluje cennik opłat BC BIOCERT MAŁOPOLSKA za czynności związane z certyfikacją.