Proces certyfikacji

Przebieg procesu certyfikacji systemu gwarantowanej jakości QAFP

Wstęp

Przedstawiony opis systemu certyfikacji potwierdzającej zgodność procesu produkcji gwarantowanej jakości QAFP realizowany jest przez Jednostkę Certyfikującą Biocert Małopolska Sp. z o.o. na terenie całej Polski.

Zakres certyfikacji

Biocert Małopolska sp. z o.o. posiada upoważnienie Unii Producentów i Pracodawców Przemysłu Mięsnego do prowadzenia certyfikacji podmiotów, którzy zgłaszają produkcję zgodną z wymaganiami systemu QAFP.

Tryb postępowania w procesie certyfikacji

Nasza jednostka certyfikująca Biocert Małopolska sp. z o.o. działa niezależnie i bezstronnie, zapewnia zachowanie poufności i nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej, a dostęp do usług mają wszyscy Producenci wyrobów zgodnych z wymaganiami QAFP.

Podstawowymi elementami procesu certyfikacji są:

  • kontrola u Producenta ubiegającego się o certyfikat, określenie i pobranie próbek i badanie próbek wyrobu – jeżeli dotyczy,
  • przegląd (ocena dokumentacji),
  • decyzja dotycząca certyfikacji,
  • udzielenie zezwolenia,
  • nadzór w okresie ważności certyfikatu obejmujący: kontrole doraźne, badania próbek wyrobów z produkcji,
  • ocenę procesu produkcyjnego.

Informacje dla Wnioskującego

1.1.     WYMAGANIA

Wymagania wobec Producentów chcących otrzymać certyfikat QAFP wiąże się z przeprowadzeniem procesu certyfikacji w oparciu o następujące wymagania oraz zeszyty branżowe:

  • System Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP. Wymagania dla systemu QAFP– Część ogólna 4 z 24.12.2013 r.
  • Tuszki, Elementy i Mięso z Kurczaka, Indyka i Młodej Polskiej Gęsi Owsianej. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe – wyd. 4 z dn. 24.12.2013 r.
  • Wędliny. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe – wyd. 4 z dn. 18.03.2016 r.
  • Kulinarne Mięso Wieprzowe. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe – wyd.  4 z dn. 24.12.2013 r
  • Konserwy Wymagania Produkcyjne i Jakościowe – wyd. 4 z dn. 22.10.2014 r.

Wymagania i zeszyty branżowe można pobrać bezpośrednio na stronie administratora systemu QAFP  (link)

1.2.  INFORMACJE WSTĘPNE

Pracownicy Biocert udzielają również Producentowi informacji wstępnych. Obejmują one:

  • wymagania systemu QAFP
  • procedurę certyfikacji podmiotów prowadzących produkcję zgodnie z wymaganiami systemu QAFP, w tym dokumentację wymaganą przy ubieganiu się o certyfikację,
  • badania oraz kontrole, których wyniki zostaną wykorzystane w procesie certyfikacji,
  • zasady nadzoru nad certyfikatem,
  • zasady zawieszania, ograniczania, cofania i unieważniania certyfikatów,
  • procedurę naruszeń i sankcji,
  • procedurę skarg, odwołań i reklamacji,
  • opłatę za proces certyfikacji.

Powyższe informacje przekazywane są wnioskodawcy osobiście, telefoniczne lub w formie pisemnej (list, e-mail).

1.3.  ZGŁOSZENIE

Przyjęcie i zarejestrowanie „Zgłoszenia uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP”.

1.3.1.  Producent, aby mógł zostać objęty system kontroli w zakresie systemu QAFP zobligowany jest do złożenia do administratora systemu tj. UPEMI poprawnie wypełnionego „Zgłoszenia uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP”, zwanego dalej Zgłoszeniem (formularz opracowany przez UPEMI wyd. z dnia 09.05.2017 r.  i dostępny na stronie http://www.biocert.pl/qafp oraz  www.qafp.pl).

Oprócz wypełnienia podstawowych danych, prosimy pamiętać,  aby zaznaczyć w polu wyboru Jednostkę Certyfikującą Biocert Małopolska Sp. z o.o.  

1.3.2. Producent zostaje objęty przez Biocert systemem kontroli z dniem pozytywnej weryfikacji powyższych danych i załączników. Data objęcia system kontroli jest jednocześnie datą rejestracji dokumentu w Biocert,  odnotowaną na Zgłoszeniu.

1.3.3.  W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości danych pracownik przesyła Producentowi nowy egzemplarz Zgłoszenia wraz z informacją o zaistniałych nieprawidłowościach w przesłanym dokumencie i sposobie jego poprawy.

1.3.4.  W przypadku braku lub niepełnych danych identyfikacyjnych Pracownik przesyła producentowi nowy egzemplarz Zgłoszenia z informacją o braku możliwości objęcia systemem kontroli z powodu nieprawidłowo wypełnionych podstawowych danych identyfikacyjnych. Nowe (poprawione) przesłane przez producenta Zgłoszenie posiada wtedy status pierwszego zgłoszenia  i podlega procedurze ponownego  przyjęcia oraz zarejestrowania.

1.3.5. W ciągu 14 dni od daty objęcia systemem kontroli, producentowi wystawiane jest Zaświadczenie z informacją o dacie objęcia systemem kontroli w systemie QAFP”  w tym nadanym mu numerze Producenta

1.3.6. Wraz z Zaświadczeniem producentowi przekazywane są:

  1. dwa egzemplarze Umowy o certyfikację
  2. odpowiedni Wniosek o certyfikację
  3. roczny Plan produkcji zwierzęcej lub Roczny plan przetwarzania
  4. formularz Podwykonawcy / dodatkowe lokalizacje (jeśli dotyczy)

Wnioski i formularze do pobrania  (link)

1.3.7. Podpisane  przez producenta egzemplarz Umowy oraz uzupełnione i podpisane formularze należy przesłać  do Biocert, gdzie Pracownik weryfikuje dokumenty i rejestruje w Rejestrze podmiotów w systemie QAFP

1.3.8. W trakcie nadzoru Producent powinien informować Biocert o wszelkich zmianach dotyczących wcześniej złożonych informacji przesyłając ponownie odpowiedni wniosek  o certyfikację.

1.3.9. Do 31 marca (włącznie) każdego roku Producent zobowiązany jest do składania rocznych  planów produkcji zwierzęcej w przypadku produkcji drobiu lub żywca wieprzowego QAFP i/lub rocznego planu przetwarzania w przypadku produkcji mięsa kulinarnego lub wędlin QAFP na adres siedziby Biocert.

1.4. WERYFIKACJA DOKUMENTACJI

Pracownik Biocert ocenia czy:

  • wszelkie różnice w ich rozumieniu pomiędzy Biocert a Wnioskodawcą zostały wyjaśnione,
  • Biocert ma możliwość świadczenia usług certyfikacyjnych w odniesieniu do żądanego zakresu certyfikacji oraz jeśli ma to zastosowanie, miejsca działalności Wnioskodawcy,
  • środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną są dostępne,
  • Biocert posiada możliwości i kompetencje do przeprowadzenia procesu certyfikacji.

W przypadku negatywnej oceny lub wątpliwości, co do spełnienia wymagań zawartych w tym punkcie pracownik zgłasza istotę problemu Dyrektorowi Jednostki

1.5. OCENA

1.5.1 Informacje ogólne.

1.5.1.1.    Biocert prowadzi plan działań związanych z oceną, do którego zalicza się:

  • przegląd dokumentacji dotyczącej kontroli gospodarstwa/przedsiębiorstwa przez Inspektora, któremu zlecono inspekcję,
  • kontrolę gospodarstwa/przedsiębiorstwa,
  • pobór i badanie próbek (jeżeli dotyczy).

1.5.1.2. Biocert Małopolska wyznacza Inspektorów odpowiedzialnych za przeprowadzenie działań związanych z oceną: przegląd dokumentacji, kontrolę gospodarstwa/zakładu produkcyjnego i pobór próbek (jeżeli dotyczy)

1.5.1.3.Biocert nie przewiduje możliwości wykorzystania wyników z oceny przed złożeniem przez Producenta dokumentacji, wymaganej w procesie certyfikacji.

1.5.2.  Kontrole

1.5.2.1.Rodzaje kontroli.

Kontrole są wykonywane zgodnie z zatwierdzonym planem wg następującego systemu:

  1. kontrole roczne obligatoryjne zapowiedziane oraz niezapowiedziane, są systematyczne, zaplanowane w czasie, za pomocą określenia częstotliwości i rodzaju działań, które gwarantują rodzaj kontroli odpowiedni do celu (W przypadku organizacji wielooddziałowych kontrola może być przeprowadzana zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących przepisach wydanych przez IAF w zakresie zasad próbkobrania w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych oraz z dodatkowymi z ustaleniami określonymi na podstawie umów z administratorem systemu QAFP).
  2. kontrole dodatkowe niezapowiedziane lub zapowiedziane z niewielkim wyprzedzeniem Producenta
    w oparciu o standardową ocenę ryzyka. Każdy podmiot podlega jednakowemu prawdopodobieństwu wykonania kontroli
  3. kontrole krzyżowe: w celu udokumentowania dystrybucji (weryfikacji przepływu) produktów pomiędzy podmiotami.

1.5.2.2. Producent  podlega kontroli pełnej obligatoryjnej (rocznej) co najmniej raz w roku. W terminie ustalonym z podmiotem przeprowadzona jest kontrola zgodnie z zatwierdzonym Rocznym Planem Kontroli  w obecności Podmiotu lub jego Pełnomocnika po okazaniu stosownego pełnomocnictwa.

1.5.2.3. Podczas kontroli, weryfikacji podlegają :

  • informacje przekazane przez Podmiot zgłaszający się do systemu QAFP, w dokumentacji wnioskowej,
  • prawidłowość stosowania wymagań systemu QAFP,
  • sposób wykorzystania certyfikatu przez Podmiot,
  • potwierdzenie skuteczności realizacji działań korekcyjnych i działań korygujących, w przypadku stwierdzenia niezgodności.

1.5.2.4.Podczas kontroli istnieje możliwość pobrania przez Inspektora próbek do badań.

1.5.2.5. Inspektor sporządza Protokół w dwóch jednakowych egzemplarzach. Protokół podpisuje Inspektor oraz Producent lub upoważniona przez niego osoba. Jeden egzemplarz Protokołu (kopia) pozostaje u kontrolowanego Producenta.

1.5.2.6. Producent w terminie 7 dni od dnia podpisania lub odmowy podpisania protokołu z kontroli, może zgłosić na piśmie zastrzeżenia do ustaleń w nim zawartych do Biocert (liczy się data stempla pocztowego).

1.5.2.7. Odmowa podpisania przez producenta protokołu z kontroli nie stanowi przeszkody do prowadzenia dalszego postępowania przez Biocert.

1.5.2.8.Biocert rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole  w najkrótszym możliwym terminie, maksymalnie do 7 dni,  od ich zgłoszenia  i ustosunkowuje się do nich na piśmie.

1.5.2.9.W szczególnych przypadkach, w wyniku wykrytych niezgodności w trakcie oceny, niektóre działania opisane w powyżej mogą być powtórzone,  jeżeli klient wyraża zgodę na przeprowadzenie dodatkowych działań związanych z oceną.

1.5.2.10. W trakcie kontroli wyznaczony pracownik Biocert może przeprowadzić jednocześnie obserwacyjny audit pracy Inspektorów.

1.6.  PRZEGLĄD

1.6.1. Przegląd  zgromadzonej dokumentacji  realizuje  Pracownik Biocert, który nie był zaangażowany w proces oceny Producenta.

1.6.2. Przegląd dokumentacji dotyczącej działań związanych z przyznaniem certyfikatu obejmuje:

  • ocenę kompletności dokumentacji oraz zgłoszenia;
  • ocenę wyników kontroli oraz protokołu z kontroli;
  • ocenę wyników badań próbek, jeżeli dotyczy;
  • ocenę ryzyka

1.7.  DECYZJA  

Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu zgodności z zasadami  systemu QAFP podejmuje niezależny i upoważniony przez Dyrektora Biocert pracownik.

1.7.1. Wydanie certyfikatu

1.7.1.1. Podstawą wydania certyfikatu jest:

  • Zgłoszenie i Wniosek złożone przez Producenta z kompletem wymaganych dokumentów,
  • spełnienie wymagań certyfikacyjnych,
  • pozytywna ocena z przeglądu dokumentacji,
  • zawarcie umowy o certyfikację,
  • decyzja o wydaniu certyfikatu lub zmianie jego zakresu,

1.7.1.2. Informacja o przyznaniu certyfikatu przekazywana jest producentowi wraz z egzemplarzem certyfikatu. Kopia certyfikatu przechowywana jest w aktach Producenta.

1.7.1.3. Certyfikat jest ważny maksymalnie przez okres do 12 miesięcy i upoważnia do posługiwania się w tym terminie znakiem QAFP w podanym zakresie po podpisaniu stosownej umowy z Administratorem Systemu. Na certyfikacie jest określony okres ważności certyfikatu. Kolejne wydanie certyfikatu anuluje wydanie poprzedniego.

1.7.2.  Odmowa wydania certyfikatu

1.7.2.1. Decyzję o odmowie wydania certyfikatu zgodności z zasadami QAFP producent otrzymuje w formie pisemnej wraz z powodem podjęcia decyzji oraz informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej. Kopia informacji jest przechowywana w dokumentach Wnioskodawcy.

1.8.  NARUSZENIA I SANKCJE 

1.8.1. W przypadku stwierdzenia braku spełnienia wymagań przez producenta będącego posiadaczem certyfikatu będą stosowane wobec niego następujące sankcje:

  • upomnienie,
  • ostrzeżenie,
  • ograniczenie certyfikatu,
  • zawieszenie certyfikatu,
  • cofnięcie certyfikatu.

1.8.2.  Sankcje stosowane są adekwatnie do zaistniałej sytuacji i dotyczą niezgodności poszczególnych punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych pomiędzy Producentem a Biocert Małopolska Sp. z o.o.

1.8.3.  Decyzję o zastosowaniu sankcji, producent otrzymuje w formie pisemnej wraz z powodem podjęcia decyzji oraz informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej.

1.9.  OCENA RYZYKA

Na podstawie oceny istniejących zagrożeń,  u Producenta może być przeprowadzona  kontrola dodatkowa lub mogą być pobrane dodatkowe próbki do badań

1.10. ROZSZERZANIE, OGRANICZANIE, ZAWIESZANIE, COFANIE I UNIEWAŻNIANIE CERTYFIKATÓW

Zasady rozszerzania, ograniczania, zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów opisuje Procedura P-05 Rozszerzanie, ograniczanie, zawieszanie, cofanie, unieważnianie i certyfikatów.

1.11. NADZÓR

Biocert sprawuje ciągły nadzór nad posiadaczami certyfikatów QAFP dokonując corocznej obligatoryjnej kontroli zgodnie ze zleceniem certyfikacji oraz dodatkowych kontroli niezapowiedzianych lub zapowiedzianych z niewielkim wyprzedzeniem, w oparciu o standardową ocenę ryzyka, a także procesowi próbkobrania i weryfikacji otrzymanych wyników.

W przypadku zlecenia kontroli niezapowiedzianej i/lub poboru próbek personel jednostki dokonuje ponownej oceny i przeglądu oraz następuje ponowne podjęcie decyzji w sprawie certyfikacji. Biocert posiada procedury postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności, łącznie z kryteriami postępowania, które mogą doprowadzić do:

  1. nie wydania lub cofnięcia certyfikatu
  2. odebrania członkostwa w systemie QAFP
  3. zgłoszenia sprawy do właściwego, urzędowego organu wykonawczego w przypadku niezgodności niosących ze sobą zagrożenie dla ochrony zdrowia.

Producent może posługiwać się znakiem zgodności zgodnie z Regulaminem znaku towarowego gwarancyjnego systemu gwarantowanej jakości żywności QAFP – obowiązującym od dnia 14.12.2012 r., dotyczący produktów objętych certyfikatem zgodności.

1.12. ZMIANY MAJĄCE WPŁYW NA CERTYFIKACJĘ

1.12.1. W przypadku zmiany przepisów, zasad lub procedur certyfikacji Biocert w trybie pilnym przekazuje informacje swoim klientom.

1.12.2.  W okresie nadzoru Producent powinien bezzwłocznie poinformować Biocert o wszelkich zmianach i informacjach mających wpływ na certyfikację. Działania te wiążą się z koniecznością przeprowadzenia ponownej oceny i/lub przeglądu dokumentacji, wydania decyzji oraz dokonania stosownych zapisów.

1.13. POUFNOŚĆ

Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji i zapisów związanych z procesem certyfikacji w systemie  QAFP i poświadczają to podpisaniem stosownego dokumentu.

1.14. SPRAWY SPORNE

Wszelkie kwestie sporne, wynikłe podczas realizacji procedury certyfikacji rozwiązywane są zgodnie z procedurą P-06 Skargi i odwołania.

1.15. OPŁATY

Sprawy finansowe związane z certyfikacją usług reguluje cennik opłat publikowany w zakładce „cennik”.