Proces certyfikacji

Przebieg procesu certyfikacji systemu gwarantowanej jakości QAFP

Wstęp

Przedstawiony opis systemu certyfikacji potwierdzającej zgodność procesu produkcji gwarantowanej jakości QAFP realizowany jest przez Jednostkę Certyfikującą Biocert Małopolska Sp. z o.o. na terenie całej Polski.

Zakres certyfikacji

Biocert Małopolska sp. z o.o. posiada upoważnienie Unii Producentów i Pracodawców Przemysłu Mięsnego do prowadzenia certyfikacji podmiotów, którzy zgłaszają produkcję zgodną z wymaganiami systemu QAFP.

Tryb postępowania w procesie certyfikacji

Nasza jednostka certyfikująca Biocert Małopolska sp. z o.o. działa niezależnie i bezstronnie, zapewnia zachowanie poufności i nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej, a dostęp do usług mają wszyscy Producenci wyrobów zgodnych z wymaganiami QAFP.

Podstawowymi elementami procesu certyfikacji są:

  • kontrola u Producenta ubiegającego się o certyfikat, określenie i pobranie próbek i badanie próbek wyrobu – jeżeli dotyczy;
  • przegląd (ocena dokumentacji);
  • decyzja dotycząca certyfikacji;
  • udzielenie zezwolenia;
  • nadzór w okresie ważności certyfikatu obejmujący: kontrole doraźne, badania próbek wyrobów z produkcji;
  • ocenę procesu produkcyjnego.
    (wg wytycznych dla systemu 6 wg przewodnika PKN-ISO/IEC Guide 67:2007)

Informacje dla Wnioskującego

1.1.     WYMAGANIA

Wymagania wobec Producentów chcących otrzymać certyfikat QAFP wiąże się z przeprowadzeniem procesu certyfikacji w oparciu o następujące wymagania oraz zeszyty branżowe:

  • System Gwarantowanej Jakości Żywności QAFP – Wymagania dla systemu QAFP – Część ogólna
  • Tuszki, Elementy i Mięso z Kurczaka, Indyka i Młodej Polskiej Gęsi Owsianej. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe
  • Wędliny. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe
  • Kulinarne Mięso Wieprzowe. Wymagania Produkcyjne i Jakościowe

Wymagania i zeszyty branżowe można pobrać bezpośrednio na stronie administratora systemu QAFP  (link)

1.2.  INFORMACJE WSTĘPNE

Pracownicy Biocert udzielają również Producentowi informacji wstępnych. Obejmują one:

  • wymagania systemu QAFP
  • procedurę certyfikacji podmiotów prowadzących produkcję zgodnie z wymaganiami systemu QAFP, w tym dokumentację wymaganą przy ubieganiu się o certyfikację,
  • badania oraz kontrole (plany kontroli), których wyniki zostaną wykorzystane w procesie certyfikacji,
  • zasady nadzoru nad certyfikatem,
  • zasady zawieszania, ograniczania, cofania i unieważniania certyfikatów,
  • procedurę naruszeń i sankcji,
  • procedurę skarg, odwołań i reklamacji,
  • opłatę za proces certyfikacji.

Powyższe informacje przekazywane są wnioskodawcy osobiście, telefoniczne lub w formie pisemnej (list, e-mail).

1.3.  ZGŁOSZENIE

Przyjęcie i zarejestrowanie „Zgłoszenia uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP”.

1.3.1.  Producent, aby mógł zostać objęty system kontroli w zakresie systemu QAFP zobligowany jest do złożenia w Biocert poprawnie wypełnionego „Zgłoszenia uczestnictwa w Systemie Jakości Żywności QAFP”, zwanego dalej Zgłoszeniem wraz z załącznikami opisanymi w zgłoszeniu (link)

Oprócz wypełnienia podstawowych danych, prosimy pamiętać,  aby zaznaczyć w polu wyboru Jednostkę Certyfikującą Biocert Małopolska Sp. z o.o.  

1.3.2. Producent zostaje objęty przez Biocert systemem kontroli z dniem pozytywnej weryfikacji powyższych danych i załączników. Data objęcia system kontroli jest jednocześnie datą rejestracji dokumentu w Biocert,  odnotowaną na Zgłoszeniu.

1.3.3.  W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości danych pracownik przesyła Producentowi nowy egzemplarz Zgłoszenia wraz z informacją o zaistniałych nieprawidłowościach w przesłanym dokumencie i sposobie jego poprawy.

1.3.4.  W przypadku braku lub niepełnych danych identyfikacyjnych Pracownik przesyła producentowi nowy egzemplarz Zgłoszenia z informacją o braku możliwości objęcia systemem kontroli z powodu nieprawidłowo wypełnionych podstawowych danych identyfikacyjnych. Nowe (poprawione) przesłane przez producenta Zgłoszenie posiada wtedy status pierwszego zgłoszenia  i podlega procedurze ponownego  przyjęcia oraz zarejestrowania.

1.3.5. W ciągu 14 dni od daty objęcia systemem kontroli, producentowi wystawiane jest Zaświadczenie z informacją o dacie objęcia systemem kontroli w systemie QAFP”  w tym nadanym mu numerze Producenta

1.3.6. Wraz z Zaświadczeniem producentowi przekazywane są:

  1. dwa egzemplarze Umowy ustalającej zasady dokonywania przez Biocert Małopolska Sp. z o.o. inspekcji i certyfikacji
  2. odpowiedni Wniosek o certyfikację
  3. roczny Plan produkcji zwierzęcej lub Roczny plan przetwarzania
  4. formularz Podwykonawcy / dodatkowe lokalizacje (jeśli dotyczy)

Wnioski i formularze do pobrania  (link)

1.3.7. Podpisane  przez producenta egzemplarz Umowy oraz uzupełnione i podpisane formularze należy przesłać  do Biocert, gdzie Pracownik weryfikuje dokumenty i rejestruje w Rejestrze podmiotów w systemie QAFP

1.3.8. W trakcie nadzoru Producent powinien informować Biocert o wszelkich zmianach dotyczących wcześniej złożonych informacji przesyłając ponownie odpowiedni wniosek  o certyfikację.

1.3.9. Do 31 marca (włącznie) każdego roku Producent zobowiązany jest do składania rocznych  planów produkcji zwierzęcej w przypadku produkcji drobiu lub żywca wieprzowego QAFP i/lub rocznego planu przetwarzania w przypadku produkcji mięsa kulinarnego lub wędlin QAFP na adres siedziby Biocert.

1.4. WERYFIKACJA DOKUMENTACJI

Pracownik Biocert ocenia czy:

  • wszelkie różnice w ich rozumieniu pomiędzy Biocert a Wnioskodawcą zostały wyjaśnione,
  • Biocert ma możliwość świadczenia usług certyfikacyjnych w odniesieniu do żądanego zakresu certyfikacji oraz jeśli ma to zastosowanie, miejsca działalności Wnioskodawcy,
  • środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną są dostępne,
  • Biocert posiada możliwości i kompetencje do przeprowadzenia procesu certyfikacji.

W przypadku negatywnej oceny lub wątpliwości, co do spełnienia wymagań zawartych w tym punkcie pracownik zgłasza istotę problemu Dyrektorowi Jednostki

1.5. OCENA

1.5.1 Informacje ogólne.

1.5.1.1.    Biocert prowadzi plan działań związanych z oceną, do którego zalicza się:

  • przegląd dokumentacji dotyczącej kontroli gospodarstwa/przedsiębiorstwa przez Inspektora, któremu zlecono inspekcję,
  • kontrolę gospodarstwa/przedsiębiorstwa,
  • pobór i badanie próbek (jeżeli dotyczy).

1.5.1.2. Biocert Małopolska wyznacza Inspektorów odpowiedzialnych za przeprowadzenie działań związanych z oceną: przegląd dokumentacji, kontrolę gospodarstwa/zakładu produkcyjnego i pobór próbek (jeżeli dotyczy)

1.5.1.3.Biocert nie przewiduje możliwości wykorzystania wyników z oceny przed złożeniem przez Producenta dokumentacji, wymaganej w procesie certyfikacji.

1.5.2.  Kontrole

1.5.2.1.Rodzaje kontroli.

Kontrole są wykonywane zgodnie z zatwierdzonym planem wg następującego systemu:

  1. kontrole roczne obligatoryjne po uprzedzeniu Producenta, są systematyczne, zaplanowane w czasie, za pomocą określenia częstotliwości i rodzaju działań, które gwarantują rodzaj kontroli odpowiedni do celu
  2. kontrole dodatkowe niezapowiedziane lub zapowiedziane z niewielkim wyprzedzeniem Producenta w oparciu o standardową ocenę ryzyka. Każdy podmiot podlega jednakowemu prawdopodobieństwu wykonania kontroli niezapowiedzianej
  3. kontrole krzyżowe: w celu udokumentowania dystrybucji (weryfikacji przepływu) produktów pomiędzy podmiotami.

1.5.2.2. Producent podlega pełnej kontroli obligatoryjnej co najmniej raz w roku. W ustalonym z producentem terminie przeprowadzona jest kontrola, w obecności Producenta lub osoby upoważnionej po okazaniu stosownego upoważnienia.

1.5.2.3. Podczas kontroli, weryfikacji podlegają informacje przekazane przez Producenta zgłaszającego się do systemu QAFP, prawidłowość stosowania wymagań systemu QAFP, sposób wykorzystania certyfikatu oraz potwierdzenie skuteczności działań korekcyjnych i działań korygujących, w przypadku stwierdzenia niezgodności.

1.5.2.4.Podczas kontroli istnieje możliwość pobrania przez Inspektora próbek do badań.

1.5.2.5. Inspektor sporządza Protokół w dwóch jednakowych egzemplarzach. Protokół podpisuje Inspektor oraz Producent lub upoważniona przez niego osoba. Jeden egzemplarz Protokołu (kopia) pozostaje u kontrolowanego Producenta.

1.5.2.6. Producent w terminie 7 dni od dnia podpisania lub odmowy podpisania protokołu z kontroli, może zgłosić na piśmie zastrzeżenia do ustaleń w nim zawartych do Biocert (liczy się data stempla pocztowego).

1.5.2.7. Odmowa podpisania przez producenta protokołu z kontroli nie stanowi przeszkody do prowadzenia dalszego postępowania przez Biocert.

1.5.2.8.Biocert rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole  w najkrótszym możliwym terminie, maksymalnie do 7 dni,  od ich zgłoszenia  i ustosunkowuje się do nich na piśmie.

1.5.2.9.W szczególnych przypadkach, w wyniku wykrytych niezgodności w trakcie oceny, niektóre działania opisane w powyżej mogą być powtórzone,  jeżeli klient wyraża zgodę na przeprowadzenie dodatkowych działań związanych z oceną.

1.5.2.10. W trakcie kontroli wyznaczony pracownik Biocert może przeprowadzić jednocześnie obserwacyjny audit pracy Inspektorów.

1.6.  PRZEGLĄD

1.6.1. Przegląd  zgromadzonej dokumentacji  realizuje  Pracownik Biocert, który nie był zaangażowany w proces oceny Producenta.

1.6.2. Przegląd dokumentacji dotyczącej działań związanych z przyznaniem certyfikatu obejmuje:

  • ocenę kompletności dokumentacji oraz zgłoszenia;
  • ocenę wyników kontroli oraz protokołu z kontroli;
  • ocenę wyników badań próbek, jeżeli dotyczy;
  • ocenę ryzyka

1.7.  DECYZJA  

Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu zgodności z zasadami  systemu QAFP podejmuje niezależny i upoważniony przez Dyrektora Biocert pracownik.

1.7.1. Wydanie certyfikatu

1.7.1.1. Podstawą wydania certyfikatu jest:

  • Zgłoszenie i Wniosek złożone przez Producenta z kompletem wymaganych dokumentów,
  • spełnienie wymagań certyfikacyjnych,
  • pozytywna ocena z przeglądu dokumentacji,
  • zawarcie umowy o certyfikację,
  • decyzja o wydaniu certyfikatu lub zmianie jego zakresu,

1.7.1.2. Informacja o przyznaniu certyfikatu przekazywana jest producentowi wraz z egzemplarzem certyfikatu. Kopia certyfikatu przechowywana jest w aktach Producenta.

1.7.1.3. Certyfikat jest ważny maksymalnie przez okres do 12 miesięcy i upoważnia do posługiwania się w tym terminie znakiem QAFP w podanym zakresie po podpisaniu stosownej umowy z Administratorem Systemu. Na certyfikacie jest określony okres ważności certyfikatu. Kolejne wydanie certyfikatu anuluje wydanie poprzedniego.

1.7.2.  Odmowa wydania certyfikatu

1.7.2.1. Decyzję o odmowie wydania certyfikatu zgodności z zasadami QAFP producent otrzymuje w formie pisemnej wraz z powodem podjęcia decyzji oraz informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej. Kopia informacji jest przechowywana w dokumentach Wnioskodawcy.

1.8.  SANKCJE I ODWOŁANIA

1.8.1. W przypadku stwierdzenia braku spełnienia wymagań przez producenta będącego posiadaczem certyfikatu będą stosowane wobec niego następujące sankcje:

  • upomnienie,
  • ostrzeżenie,
  • ograniczenie certyfikatu,
  • zawieszenie certyfikatu,
  • cofnięcie certyfikatu.

1.8.2.  Sankcje stosowane są adekwatnie do zaistniałej sytuacji i dotyczą niezgodności poszczególnych punktów kontroli oraz kwestii kontraktowych pomiędzy Producentem a Biocert Małopolska Sp. z o.o.

1.8.3.  Decyzję o zastosowaniu sankcji, producent otrzymuje w formie pisemnej wraz z powodem podjęcia decyzji oraz informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej.

1.9.  OCENA RYZYKA

Na podstawie oceny istniejących zagrożeń,  u Producenta może być przeprowadzona  kontrola dodatkowa lub mogą być pobrane dodatkowe próbki do badań

1.10. ROZSZERZANIE, OGRANICZANIE, ZAWIESZANIE, COFANIE I UNIEWAŻNIANIE CERTYFIKATÓW

Zasady rozszerzania, ograniczania, zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów opisuje Procedura P-05 Rozszerzanie, ograniczanie, zawieszanie, cofanie, unieważnianie i certyfikatów.

1.11. NADZÓR

Biocert sprawuje ciągły nadzór nad posiadaczami certyfikatów QAFP dokonując corocznej obligatoryjnej kontroli zgodnie ze zleceniem certyfikacji oraz dodatkowych kontroli niezapowiedzianych lub zapowiedzianych z niewielkim wyprzedzeniem, w oparciu o standardową ocenę ryzyka, a także procesowi próbkobrania i weryfikacji otrzymanych wyników.

W przypadku zlecenia kontroli niezapowiedzianej i/lub poboru próbek personel jednostki dokonuje ponownej oceny i przeglądu oraz następuje ponowne podjęcie decyzji w sprawie certyfikacji. Biocert posiada procedury postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności, łącznie z kryteriami postępowania, które mogą doprowadzić do:

  1. nie wydania lub cofnięcia certyfikatu
  2. odebrania członkostwa w systemie QAFP
  3. zgłoszenia sprawy do właściwego, urzędowego organu wykonawczego w przypadku niezgodności niosących ze sobą zagrożenie dla ochrony zdrowia.

1.12. ZMIANY MAJĄCE WPŁYW NA CERTYFIKACJĘ

1.12.1. W przypadku zmiany przepisów, zasad lub procedur certyfikacji Biocert w trybie pilnym przekazuje informacje swoim klientom.

1.12.2.  W okresie nadzoru Producent powinien bezzwłocznie poinformować Biocert o wszelkich zmianach i informacjach mających wpływ na certyfikację. Działania te wiążą się z koniecznością przeprowadzenia ponownej oceny i/lub przeglądu dokumentacji, wydania decyzji oraz dokonania stosownych zapisów.

1.13. POUFNOŚĆ

Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji i zapisów związanych z procesem certyfikacji w systemie  QAFP i poświadczają to podpisaniem stosownego dokumentu.

1.14. SPRAWY SPORNE

Wszelkie kwestie sporne, wynikłe podczas realizacji procedury certyfikacji rozwiązywane są zgodnie z procedurą P-06 Skargi i odwołania.

1.15. OPŁATY

Sprawy finansowe związane z certyfikacją usług reguluje cennik opłat publikowany w zakładce „cennik”.