Proces certyfikacji

I. Wstęp

Przedstawiony opis systemu certyfikacji przetwórstwa produktów rolnictwa ekologicznego oraz wprowadzania do obrotu produktów pochodzących z zagranicy stosowany jest przez BIOCERT MAŁOPOLSKA Sp. z o.o. Biuro Certyfikacji.


Do pobrania: Schemat blokowy przebiegu certyfikacji


II. Zakres certyfikacji

Biuro certyfikacji BIOCERT MAŁOPOLSKA posiada upoważnienia do prowadzenia certyfikacji produkcji rolniczej metodami ekologicznymi w zakresie:

  • Ekologiczna uprawa roślin i utrzymanie zwierząt,
  • Zbiór ze stanu naturalnego,
  • Pszczelarstwa,
  • Akwakultura,
  • Produkty przetworzone; przetwórstwo produktów rolnictwa ekologicznego oraz produkcja pasz i drożdży,
  • Wprowadzanie na rynek produktów ekologicznych, w tym importowanych z krajów trzecich.

III. Tryb postępowania w procesie certyfikacji

Jednostka działa niezależnie, bezstronnie, zapewnia zachowanie poufności oraz nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej, a dostęp do jej usług mają wszyscy Producenci prowadzący produkcję rolną w gospodarstwach metodami ekologicznymi, bądź chcący przestawić produkcję w swoim gospodarstwie rolnym na metody ekologiczne.

Certyfikacja przetwórstwa produktów rolnictwa ekologicznego oraz wprowadzania do obrotu produktów pochodzących z zagranicy prowadzona jest na zgodność z wymaganiami rozporządzenia Rady (WE)  nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych uchylające rozporządzenie (EWG) nr 2092/91 (Dz.U.L. 189 z 20.07.2007 r. s.1) z późniejszymi zmianami oraz rozporządzenia Komisji (WE)
nr 889/2008 z dnia 5 września 2008 r.
ustanawiające szczegółowe zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych w odniesieniu do produkcji ekologicznej, znakowania i kontroli (Dz.U.L. 250 z 18.09.2008 r. s.1) z późniejszymi zmianami oraz rozporządzenia Komisji (WE) nr 1235/2008 z dnia 8 grudnia 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w odniesieniu do ustaleń dotyczących przywozu produktów ekologicznych z krajów trzecich.

Podstawowymi elementami procesu certyfikacji (wg wytycznych dla systemu 6 wg przewodnika
PKN-ISO/IEC Guide 67:2007) są:

  • kontrola u Producenta ubiegającego się o certyfikat, określenie i pobranie próbek i badan
    próbek wyrobu  – jeżeli dotyczy;
  • przegląd (ocena dokumentacji);
  • decyzja dotycząca certyfikacji;
  • udzielenie zezwolenia,
  • nadzór w okresie ważności certyfikatu obejmujący:
  • kontrole doraźne, badania próbek wyrobów z produkcji;
  • ocenę procesu produkcyjnego.

1. Informacje wstępne dla wnioskującego o certyfikat

1.1. Wymagania wobec Producentów chcących otrzymać certyfikat na zgodność z zasadami rolnictwa ekologicznego, co wiąże się z przeprowadzeniem procesu certyfikacji, obejmują następujące przepisy prawne:

  • rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych uchylające rozporządzenie (EWG) nr 2092/91 (Dz.U.L. 189z 20.07.2007 r. s.1) z późniejszymi zmianami;
  • rozporządzenie Komisji (WE) nr 889/2008 z dnia 5 września 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych w odniesieniu do produkcji ekologicznej, znakowania i kontroli (Dz.U.L. 250 z 18.09.2008 r. s.1) z późniejszymi zmianami;
  • rozporządzenie Komisji (WE) nr 1235/2008 z dnia 8 grudnia 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 w odniesieniu do ustaleń dotyczących przywozu produktów ekologicznych z krajów trzecich z późniejszymi zmianami;
  • rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 392/2013 z dnia 29 kwietnia 2013 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 889/2008 w odniesieniu do systemu kontroli produkcji ekologicznej;
  • ustawę z dnia 25 czerwca 2009 r. o rolnictwie ekologicznym (Dz. U. 09. Nr 116, poz. 975)
    z późniejszymi zmianami.

1.2. Informacji wstępnych Producentowi udzielają pracownicy BC BIOCERT MAŁOPOLSKA. Obejmują one:

  • podstawy prawne dotyczące rolnictwa ekologicznego (pkt 1.1);
  • zasady certyfikacji w krajowym systemie certyfikacji;
  • procedurę dotyczącą certyfikacji zakładów przetwórczych, importu oraz podmiotów wprowadzających do obrotu produkty rolnictwa ekologicznego w BC BIOCERT MAŁOPOLSKA, w tym dokumentację wymaganą przy ubieganiu się o certyfikację;
  • badania oraz kontrole (plany kontroli), których wyniki zostaną wykorzystane w procesie certyfikacji;
  • zasady nadzoru nad certyfikatem;
  • zasady rozszerzania, ograniczania, zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów;
  • procedurę naruszeń i sankcji;
  • procedurę skarg i odwołań;
  • opłatę za certyfikację.

Powyższe informacje przekazywane są Wnioskodawcy osobiście, telefonicznie lub w formie pisemnej (list, e-mail) wraz z formularzem „Zgłoszenia podjęcia działalności w zakresie rolnictwa ekologicznego”.


 Adres strony, z której można pobrać formularz: http://www.ijhar-s.gov.pl/index.php/zgloszenie-dzialalnosci.html


1.3. Przyjęcie dokumentacji wnioskowej

1.3.1. Pierwsze zgłoszenie Producenta (dotyczy również Producentów zmieniających jednostkę certyfikującą oraz Producentów zmieniających jednostkę w wyniku cofnięcia upoważnienia poprzedniej JC)

1.3.1.1. Producent, aby mógł zostać objęty system kontroli zobligowany jest do złożenia w jednostce certyfikującej poprawnie wypełnionego „Zgłoszenia podjęcia działalności w zakresie rolnictwa ekologicznego”, zwanego dalej Zgłoszeniem. W dniu dostarczenia wypełnionego formularza do biura pracownik BC odnotowuje na egzemplarzu datę wpłynięcia dokumentu do biura. W ciągu 14-stu dni od daty wpłynięcia, pracownik BC weryfikuje Zgłoszenie i rejestruje je w Bazie Producentów, odnotowując datę rejestracji w Bazie Producentów oraz na dokumencie.

1.3.1.2. W przypadku pozytywnej weryfikacji Zgłoszenia, w ciągu 30 dni od daty objęcia systemem kontroli Producentowi wystawiane jest zaświadczenie podpisane przez Dyrektora z informacją o dacie objęcia systemem kontroli i nadanym mu numerze Producenta, dwa egzemplarze Umowy o warunkach stosowania certyfikatu(ów) i zasadach nadzoru oraz Wniosek o przeprowadzenie certyfikacji.

1.3.1.3. W przypadku braku danych identyfikacyjnych w Zgłoszeniu i/lub w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wypełnionych pozostałych danych pracownik przesyła Producentowi nowy egzemplarz Zgłoszenia z informacją o braku możliwości objęcia systemem kontroli z powodu nieprawidłowo wypełnionych podstawowych danych identyfikacyjnych. Dodatkowo pracownik przesyła informację o zaistniałych pozostałych nieprawidłowościach (jeżeli dotyczy) oraz sposobu ich poprawy.

1.3.1.4. Do dokumentacji wnioskowej producent zobowiązany jest dołączyć:

  • podpisany egzemplarz Umowy o warunkach stosowania certyfikatu(ów) i zasadach nadzoru;
  • Wniosek o certyfikację (Formularz nr P-02/1-1, Formularz nr P-02/1-2, Formularz nr P-02/1-3);
  • pełnomocnictwo (jeśli dotyczy);
  • opis jednostki (Formularz nr P-02/2-1, Formularz nr P-02/2-2, Formularz nr P-02/2-3);
  • zaświadczenie o numerze NIP oraz REGON;
  • KRS lub zaświadczenie o wpisie działalności do ewidencji gospodarczej;
  • pozwolenia Państwowej Inspekcji Sanitarnej;
  • umowy dzierżawy (jeżeli dotyczy);
  • umowy z podwykonawcami i/lub zleceniodawcami (jeżeli dotyczy);
  • wykaz dostawców oraz certyfikaty surowców;
  • etykiety do zatwierdzenia;
  • receptury;
  • kserokopię certyfikatu wydanego przez poprzednią jednostkę certyfikującą wraz z protokołem kontroli i ewentualnymi zaleceniami (dotyczy Producentów zmieniających JC);
  • oraz inne dokumenty wymienione w piśmie informującym o objęciu systemem kontroli;

– w terminie wyznaczonym w ww. piśmie.

1.3.2. Producenci objęci systemem kontroli

1.3.2.1. Każdego roku Producenci zamierzający kontynuować działalność w zakresie objętym certyfikatem, zobowiązani są do przesłania do BC wniosku o certyfikację oraz roczne zestawienie produkcji za rok ubiegły.

1.3.2.2. Producent posiadający certyfikat zgodności i zamierzający kontynuować działalność w zakresie objętym certyfikatem występuje z wnioskiem o certyfikację przed upływem terminu ważności certyfikatu w terminie umożliwiającym przeprowadzenie ponownego procesu certyfikacji.

1.3.3. W terminie do 14 dni roboczych od daty otrzymania dokumentacji wnioskowej, pracownik BC dokonuje jej oceny pod względem formalnym.

1.3.4. W przypadku pozytywnej weryfikacji, na dokumencie nadesłanym przez Producenta, pracownik przyjmujący dokument umieszcza pieczątkę z datą wpływu dokumentu oraz składa czytelny podpis przy pieczątce. Osoba przyjmująca dokument rejestruje go również w Bazie Producentów.

1.3.5. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub niekompletności w załączonej do wniosku dokumentacji przekazywane jest Wnioskodawcy pismo informujące. Po usunięciu niezgodności przez Wnioskodawcę w terminie nie dłuższym niż 14 dni następuje rejestracja Wniosku. Nieusunięcie niezgodności powoduje pozostawienie Wniosku bez rozpatrzenia.

1.3.6. W trakcie nadzoru Producent powinien informować BC BIOCERT MAŁOPOLSKA o wszelkich zmianach dotyczących opisu jednostki przesyłając zaktualizowane Zgłoszenie w statusie zmiana danych i/lub opis jednostki.

2. Ocena

Biuro Certyfikacji prowadzi plan działań związanych z oceną, do którego zalicza się:

  • przegląd dokumentacji dotyczącej kontroli zakładu;
  • kontrolę zakładu;
  • pobór i badanie próbek (jeżeli dotyczy).

Dyrektor BC wyznacza Inspektora odpowiedzialnego za przeprowadzenie działań związanych
z oceną.

2.1. Kontrola zakładu

2.1.1. Producent podlega co najmniej raz w roku kontroli pełnej (tzw. rocznej) zapowiedzianej lub niezapowiedzianej. Kontrola przeprowadzana jest przez Inspektora wyznaczonego przez BIOCERT MAŁOPOLSKA, w obecności Producenta lub osoby upoważnionej po okazaniu stosownego upoważnienia.

2.1.2. Podczas kontroli istnieje możliwość pobrania przez Inspektora próbek do badań. Pobrane przez Inspektora próbki przekazywane są do badań do akredytowanych laboratoriów, z którymi Biuro Certyfikacji ma podpisane prawnie wiążące umowy.


Do pobrania: Wykaz laboratoriów, którym BC zleca wykonanie badań


2.1.3. W trakcie kontroli Inspektor sporządzana Protokół w dwóch jednakowych egzemplarzach. Protokół z kontroli zawiera m. in. informacje o wykrytych w trakcie kontroli niezgodnościach oraz o sposobie i terminie ich usunięcia. Kopia Protokołu pozostaje u kontrolowanego Producenta.

2.1.4. W razie odmowy popisania Protokołu kontroli przez Producenta (lub upoważnioną przez niego osobę), Producent może w terminie 7 dni od dnia kontroli, zgłosić do BC BIOCERT MAŁOPOLSKA na piśmie zastrzeżenia co do ustaleń w nim zawartych.

2.1.5. BC BIOCERT MAŁOPOLSKA rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole w najkrótszym możliwym terminie, bez zbędnej zwłoki, od ich zgłoszenia i ustosunkowuje się do nich na piśmie.

3. Przegląd dokumentacji

3.1. Protokół z kontroli i protokół poboru próbek (jeżeli dotyczy) przekazywany jest wyznaczonemu przez Dyrektora BC pracownikowi BC niezaangażowanemu w ocenę, który dokonuje przeglądu pełnej zgromadzonej dokumentacji.

3.2. Przegląd dokumentacji dotyczącej działań związanych z przyznaniem certyfikatu obejmuje:

  • ocenę kompletności dokumentacji dołączonej do wniosku;
  • ocenę wyników kontroli oraz protokołu z kontroli w zakładzie prowadzącym przetwórstwo rolno-spożywcze metodami ekologicznymi import lub obrót produktami ekologicznych;
  • ocenę wyników kontroli oraz protokołu z kontroli podwykonawców jeżeli dotyczy;w przypadku podwykonawstwa kopie protokołu z kontroli oraz oceny wyników kontroli powinny być dołączone do dokumentów powiązanych działalnością producentów;
  • ocenę wyników badań, jeżeli dotyczy;
  • ocenę ryzyka.

3.3. Zapisem z przeglądu dokumentacji jest Sprawozdanie z przeglądu, które jednocześnie jest rekomendacją do wydania decyzji w sprawie certyfikacji.

3.4. W przypadku pozytywnej oceny z przeglądu dokumentacji, pracownik prowadzący wnioskuje do Dyrektora Biura Certyfikacji o przyznanie certyfikatu.

3.5. W przypadku rozbieżności między wymaganiami dokumentu normatywnego, a stanem rzeczywistym uniemożliwiającym podjęcie jednoznacznej decyzji, pracownik zgłasza istotę problemu Dyrektorowi BC.

4. Decyzja w sprawie wydania certyfikatu

Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania Certyfikatu podejmuje Dyrektor BC, po uprzednim zapoznaniu się ze Sprawozdaniem z przeglądu.

4.1. Wydanie certyfikatu

4.1.1. Podstawą wydania certyfikatu jest:

  • wniosek Wnioskodawcy z kompletem wymaganych dokumentów,
  • pozytywny wynik kontroli podmiotu na zgodność z wymaganiami,
  • pozytywna ocena z przeglądu dokumentacji,
  • zawarcie umowy o certyfikację,
  • decyzja o wydaniu certyfikatu lub zmianie jego zakresu.

4.1.2. Informacja o przyznaniu certyfikatu przekazywana jest wnioskodawcy wraz z egzemplarzem certyfikatu podpisanym przez Dyrektora BC wraz z załącznikiem stanowiącym integralną część z certyfikatem.

4.1.3. Certyfikaty są wydawane na okres nie dłuższy niż 18 miesięcy. Ważność certyfikatu rozpoczyna się z datą podaną na certyfikacie. Kolejne wydanie certyfikatu anuluje wydanie poprzednie.

4.1.4. BC prowadzi wykaz aktualnych certyfikatów na stronie internetowej administrowanej przez BIOCERT MAŁOPOLSKA.

4.2. Odmowa wydania certyfikatu

Decyzję o odmowie wydania certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje w formie pisemnej wraz z powodem podjęcia decyzji oraz informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej BC.

5. Nadzór

Nad posiadaczami certyfikatu BC BIOCERT MAŁOPOLSKA sprawuje ciągły nadzór poprzez:

  • kontrole wyrywkowe;
  • nadzór nad sposobem wykorzystywania certyfikatów;
  • badania prób roślin, produktów roślinnych, produktów zwierzęcych, pasz lub produktów przetwórstwa pobranych u posiadacza i/lub zakupionych w handlu, wykonywane
    w laboratoriach akredytowanych przez Polskie Centrum Akredytacji lub w przypadku braku takich laboratoriów, w laboratoriach spełniających wymagania normy EN ISO/IEC 17025;
  • nakładanie sankcji na Producenta w przypadku zaistniałych naruszeń.

6. Oznaczanie znakiem zgodności

6.1. Oznakowanie produktu rolnictwa ekologicznego polega na umieszczeniu na etykiecie lub opakowaniu tego produktu :

  • napisu informującego o sposobie produkcji metodą ekologiczną,
  • logo wspólnotowe,
  • numeru identyfikacyjnego upoważnionej jednostki certyfikującej,
  • pochodzenie surowców pochodzenia rolniczego,
  • nazwy producenta.

6.2. Etykieta lub opakowanie środka spożywczego, który nie został wyprodukowany lub przetworzony metodami ekologicznymi, nie może zawierać napisów sugerujących, że środek ten jest produktem rolnictwa ekologicznego.

7. Rozszerzanie, ograniczanie, zawieszanie, cofanie i unieważnianie certyfikatów

7.1. Rozszerzenie certyfikatu (w zakresie kategorii i/lub produktu i/lub ilości produktu na zbycie) może nastąpić na wniosek zainteresowanego. Wniosek wraz z dokumentacją poddawane są ponownemu przeglądowi.

7.2. Ograniczenie certyfikatu następuje w sytuacji, gdy zachodzi konieczność wyłączenia z zakresu certyfikacji produktu niespełniającego wymagań systemu certyfikacji.

7.3. Zawieszenie certyfikatu może nastąpić, gdy w wyniku procesu nadzoru nad wyrobami zostanie stwierdzone:

  • podejrzenie lub stwierdzenie wystąpienia niezgodności mających wpływ na status produktu;
  • dokonanie zmian w metodach produkcji powodujące niespełnienie wymagań certyfikacyjnych;
  • nie wywiązywanie się przez posiadającego certyfikat z zobowiązań określonych
    w zawartej umowie, w tym prawa do posługiwania się certyfikatem zgodności;
  • negatywne wyniki kontroli oraz badań laboratoryjnych przeprowadzonych na pobranych próbkach;
  • uniemożliwienie przez posiadacza certyfikatu przeprowadzenie badań, kontroli/auditu.

Okres zawieszenia certyfikatu nie może być dłuższy niż okres ważności certyfikatu. W tym okresie czasu jednostka powinna:

  • dokonać jego ponownego przeglądu,
  • po przeprowadzeniu ponownego przeglądu utrzymać, cofnąć lub ograniczyć zakres certyfikacji.

7.4. Cofnięcie certyfikatu może być następstwem:

  • stwierdzenia celowego nadużycia uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu,
  • nie spełnienia w określonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu.

7.5. Unieważnienie certyfikatu może nastąpić po:

  • zgłoszeniu przez zainteresowanego Wnioskodawcę rezygnacji z certyfikatu,
  • stwierdzeniu omyłki na wystawionym certyfikacie.

8. Poufność

Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji
i zapisów związanych z procedurą certyfikacji oraz poświadczają to podpisaniem stosownego dokumentu.

9. Sprawy sporne

BC BIOCERT MAŁOPOLSKA rozpatruje skargi i odwołania w najkrótszym możliwym terminie, bez zbędnej zwłoki, od ich zgłoszenia i ustosunkowuje się do nich na piśmie.

Wszelkie kwestie sporne, wynikłe podczas realizacji procedury certyfikacji rozwiązywane są zgodnie z Procedurą „Skargi i odwołania”.

10. Opłaty

Sprawy finansowe związane z certyfikacją usług reguluje cennik opłat BC BIOCERT MAŁOPOLSKA za czynności związane z certyfikacją.